Seit 2006 haben Cédric Pommez (ERP Technical Support) und Christophe Gaudin (EDV Manager) von Hutchinson Compleo im Einsatz. Hier berichten Sie uns von ihren Erfahrungen mit dieser Lösung für effizientes Dokumentenmanagement.
Hintergrund: Hutchinsons ursprünglicher Dokumentenprozess
Anfangs produzierte das Unternehmen alle Dokumente direkt aus dem ERP heraus als formatierte Spools bzw. über Matrixdrucker. Jedes Dokument musste nachbearbeitet werden, damit es für bedrucktes Briefpapier passend war. Obendrein musste diese Anpassung für jedes Dokument wiederholt werden, sobald ein Versionsupgrade eingespielt bzw. Änderungen am ERP vorgenommen wurden.
Um Zeit zu sparen, den Wartungsaufwand zu reduzieren und Kosten für Verbrauchsmaterial zu senken entschied sich Herr Gaudin dafür, Compleo einzusetzen, nachdem er diese Lösung mit anderen verglichen hatte. Was ihn letztlich überzeugte war der Ansatz von Symtrax, den Austausch mit IBMi-Systeme möglichst einfach zu gestalten und die Verwendung von Variablen zu unterstützen. Das passte gut zur heterogenen IT-Landschaft bei Hutchinson und führte zu mehr Effizienz.
Eine skalierbare Lösung für Dokumentenmanagement in heterogenen IT-Landschaften
Zunächst einmal sollte Compleo zur deutlichen Verbesserung der Darstellung der Dokumente beitragen und es ermöglichen, diese automatisch per E-Mail zu verschicken, anstatt sie auszudrucken. Um einen möglichst einheitlichen Standard zu erzielen, begann man das Projekt damit, dass man AS/400 Spools verbesserte und langfristige Verarbeitungsprozesse ermöglichte. Anschließend ging man daran, das Layout der Dokumente zu modernisieren. Das konnte mit dem Modul Compleo Layout schnell und unkompliziert umgesetzt werden. Unter den ersten Formularen, die mit Compleo verarbeitet wurden, waren Aufträge, Lieferscheine und Produktionsaufträge. Sie alle sind geschäftsrelevante Prozesse für Hutchinsons Business.
Schließlich wurde Compleo auf sieben weitere Standorte ausgerollt, die zehn verschiedene ERP-Landschaften darstellen. In zehn Jahren hat Hutchinson mehr als 150 Formulare entwickelt und hat sie an verschiedenen Betriebsstätten Warenwirtschaftssysteme implementiert, angefangen bei zwei bis zur heutigen Anzahl von zehn Systemen. Die täglich eingesetzten Formulare erstrecken sich von einfachen Verbesserungen für Empfangsbescheinigungen bis hin zu komplexeren Dokumenten wie Frachtbriefe, die sich kundenabhängig unterscheiden.
“Von Beginn an hat Compleo Schritt halten können mit den Veränderungen unseres Unternehmens, sowohl in Bezug auf Dokumentenvolumen als auch auf Infrastruktur. Die Lösung hat es uns ermöglicht, unsere Standorte schneller zu entwickeln als geplant, und das sogar mit geringerem technischen Aufwand. "
Christophe Gaudin, IT Manager
Effiziente Dokumentenverarbeitung
Heute brauchen sich nur zwei oder drei Mitarbeiter der EDV um Compleo zu kümmern, weil die Lösung für die Endbenutzer gar nicht erst sichtbar ist. Sie schicken Ihre Anfragen an das ERP. Im Hintergrund greift Compleo diese dann auf und konvertiert die Spools automatisch. Der entscheidende Vorteil dieser Anwendung liegt darin, dass sie Informationen aus seiner Datenbank heraus hinzufügen kann, um ein Dokument zu vervollständigen. Darüber hinaus vermag Compleo auch noch weitere, spezifische Informationen einzubinden, die nicht Teil der originären Spool-Datei waren.
Insgesamt werden mit der Lösung von Hutchinson etwa 15.000 Dokumente pro Jahr verarbeitet, wovon einige sehr komplex sind. Beispielsweise kann Compleo die originalen Spools mit Verknüpfungen auf die, an die Produktionsdateien anzuhängenden Dateien versehen. In diesem Fall werden alle relevanten Dokumente mit einem Ausgangsdokument zu einem Komplettbündel zusammengepackt; die Ergebnisse werden im Dateisystem von Hutchinson archiviert.
Von der Modernisierung zum umfassenden Dokumentenmanagement
Compleo operiert im Datenbank-Modus. Damit lässt sich nicht nur ein Lastenausgleich erzielen, sondern auch ein Backup-System im Falle technischer Probleme vor Ort. Dadurch wird auch eine skalierbare und sichere Architektur sichergestellt, die die für Hutchinson essenzielle Betriebskontinuität garantiert. Herr Gaudin stellt fest, dass "die Lösung nachhaltig und zuverlässig ist; sie ist ein integraler Bestandteil unseres Rettungskonzepts. Wenn ein Server an einem Standort ausfällt, kann die Dokumentenverarbeitung schnell auf einen anderen Standort übertragen werden, um so negative Auswirkungen auf die Benutzer auszuschließen."
Der vielleicht wichtigste Vorteil jedoch ist der Zeitgewinn, den Hutchinson jedes Jahr bei der Umstellung der ERPs realisieren konnte.
Bei früheren Versionsanpassungen musste die IT-Mannschaft jedes Mal alle Programme überprüfen, Tests durchführen, ausgehende Spool validieren und gegebenenfalls anpassen, um Fehler zu bereinigen. Heute passt Compleo alle Spools, die nach dem Versionsupdate produziert werden, automatisch und in kürzester Zeit an.
Herr Gaudin schätzt, dass etwa 30 Manntage pro Jahr eingespart werden, davon etwa 20 für die Anpassung und Entwicklung sowie 10 für die Tests. "Aus technischer Sicht ist das sicher ein signifikanter ROI. Aber es gibt noch ganz andere Vorteile: unsere Dokumente sind jetzt modern gestaltet, vollständig und kommen komplett ohne Papier aus."
Hutchinson verwendet nun das XML-Format, um sein Dokumentenmanagement zu vereinfachen. Mit Hilfe seines Compleo Designer Moduls unterstützt Symtrax das Unternehmen bei diesem Umstellungsprozess. Herr Gaudins Ziel ist es, alle peripheren ERP-Funktionen umzustellen, da XML aufgrund seiner Tags, mit denen Daten markiert werden, einfacher zu handhaben ist. Langfristig plant Hutchinson aufgrund der absehbaren Effizienzsteigerung alle kritischen Dokumente als XML zu verarbeiten, ganz gleich ob es sich um Produktionsaufträge, Bestellungen oder Lieferschein handelt.
Der Projekt Steckbrief:
- Compleo-Kunde seit 2006
- Lösung auf 10 ERP-Umgebungen über acht Standorte hinweg installiert
- Etwa 15.000 Dokumente pro Jahr verarbeitet
- Mehr als 150 Formular entwickelt
- Architektur im Datenbankmodus mit Backup-Sicherheit
Die Vorteile im Überblick:
- Weniger Wartungsaufwand und Senkung der Materialkosten durch Aussonderung der Matrixdrucker
- Schickeres Design und digital verfügbare Dokumente
- Einsparungen von 30 Manntagen pro Jahr für jede neue Anpassung der ERP-Version