Axens treibt seine digitale Transformation mit der Compleo Invoice Platform voran

Axens, ein wichtiger Marktteilnehmer in der petrochemischen Industrie, hat ein zentrales Projekt zur digitalen Transformation gestartet, um sein Wachstum in Frankreich und auf internationaler Ebene zu fördern. Diese strategische Aktion, die durch die COVID-19-Pandemie beschleunigt wurde, zielt darauf ab, die digitale Reife des Unternehmens zu optimieren, um den neuen Erwartungen zu entsprechen („Remote Work“, Service, etc.)

Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Bei großen Unternehmen zielt die elektronische Rechnungsstellung darauf ab, Prozesse zu automatisieren, Daten nahtlos zu integrieren und das Rechnungsmanagement zu verbessern. Die elektronische Rechnungsstellung kann Unternehmen viele Vorteile bieten, darunter Zeit- und Kosteneinsparungen und eine höhere Effizienz.

Ursprüngliche Beweggründe

Die IT- und Finanzabteilungen von Axens beschlossen, die traditionelle papiergestützte Rechnungsstellung und manuelle Eingabe in SAP durch einen vollautomatischen und sicheren Rechnungseingang zu ersetzen. Das Hauptziel war die Rationalisierung der Rechnungsverarbeitung bei gleichzeitiger Vereinfachung der täglichen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung, der Buchhalter und der Mitarbeiter.

Die Wahl der Compleo Invoice Platform (CIP) Lösung

Axens wollte den Empfang von Lieferantenrechnungen automatisieren, die Rechnungsdaten in SAP integrieren und die Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen über eine einzige Schnittstelle abgleichen, um eine Echtzeitprüfung zu ermöglichen. Nach eingehender Prüfung entschied sich Axens sich schließlich für die neueste E-Invoicing-Lösung von Symtrax: die Compleo Invoice Platform (CIP).

Wesentliche Merkmale der Lösung:

 Rechnungsempfang:

• Abruf aller Rechnungen und Anhänge aus einem zentralen E-Mail-Posteingang.
• Automatisierte Übermittlung der Rechnungen an den jeweiligen Empfänger (Buchhaltung, Einkaufsabteilung usw.)

Verifizierung:

• Erfassung und Überprüfung von Rechnungsdaten mithilfe von AI.
• Abgleich der Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen.
• Überprüfung von Lieferanteninformationen (IBAN, Adresse, Kennung, Name usw.)

Validierung:

• Rationalisierung der Validierungs- und Genehmigungsverfahren.
• Validierung von Preisunterschieden und unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen.
• Automatisierte Wareneingangskontrolle und Rechnungsfreigabe
• Änderung und Bestätigung von Zahlungsinformationen (IBAN).

Integration und Archivierung:

• Synchronisation mit SAP-Buchhaltungsmodul über API.
• Integration von Lieferantenrechnungen in SAP ERP, MIRO (mit PO) und FB60 (ohne PO).
• Abruf des Status nach der Integration in SAP (Vorerfasst, Gebucht, Bezahlt).
• Archivierung der elektronischen Rechnungen und ihrer Belege nach der Verarbeitung (Rechnungen, Abstimmungsdokumente, Berichte und andere Dokumente, die für einen zuverlässigen Prüfpfad relevant sind).

Ziele und erwartete Vorteile:

Für die Buchhaltung:

• Verringerung des Verwaltungsaufwands und der nicht wertschöpfenden Tätigkeiten (manuelle Dateneingabe, E-Mail-Austausch zur Validierung usw.)
• Senkung der Kosten und Minimierung von Fehlern.
• Ein Entscheidungsinstrument, das die tägliche Arbeit des Buchhalters dank einer einzigen Schnittstelle für die Rechnungsverwaltung erleichtert.
• Beibehaltung der SAP-Buchhaltungsanwendung bei gleichzeitiger Vereinfachung der Erfassung und Eingabe von Rechnungen in das ERP-System.
• Verbesserung der Qualität und Rückverfolgbarkeit der Wareneingangskontrolle und Rechnungsfreigabe (Genehmigungskreislauf zur Validierung von Abweichungen und anderen Gründen, die die Rechnungsintegration blockieren).
• Förderung der allgemeinen Verwendung von Bestellungen.

Für das Unternehmen:

• Beschleunigte digitale Reife.
• Höhere Effizienz und Produktivität.
• Option, die Lösung ausländischen Tochtergesellschaften anzubieten.
• Vorbereitung auf die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich.
• Einführung eines ökologisch verantwortungsvolleren Ansatzes.

Für die IT-Abteilung:

• Standardisierung der Geschäftsprozesse für alle Büros (unter Verwendung eines gemeinsamen Tools).
• Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit und Sicherheit von Rechnungsdaten mit dem SAP ERP (BAPI, API).

Die verschiedenen Phasen des Projekts

• Analyseprozess (Bedarfs- und Ressourcenanalyse, Workshop: Empfang, Überprüfung, Genehmigung und Integration)
• Umsetzungsphase
• Testphase
• Inbetriebnahme am 1. Januar 2024

Die nächsten Schritte:

• Die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung (Factur-X):

Zu Beginn dieser Umstellung suchte Axens die Expertise von Symtrax, um die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in Saudi-Arabien (ZATCA) zu erfüllen. Die Compleo-Hybrid-Lösung von Symtrax erfüllte die Anforderungen eines dezentralen Modells durch die Übermittlung der Rechnungsdaten an die Steuerbehörde durch den Lieferanten (seit dem 1. Januar 2022 verpflichtend) und die Erstellung elektronischer Rechnungen, die dem Factur-X-Format entsprechen und alle erforderlichen Daten enthalten (QR-Code, eindeutige Kennung…)

• Elektronische Rechnungsstellung in Malaysia
• Einbindung von Peppol als Übermittlungskanal

Eine effektive Zusammenarbeit mit dem Symtrax-Team

Die Umsetzung dieses Projekts erforderte eine sorgfältige Vorbereitung mit der Bildung eines engagierten Teams und einem Verständnis der bestehenden Geschäftsprozesse. In enger Zusammenarbeit mit den Experten von Symtrax passte Axens sein ERP-System (SAP) an die Bedürfnisse des Unternehmens an, förderte die Schulung der Mitarbeiter und trieb Veränderungen voran. Diese Elemente spielten eine entscheidende Rolle für den Erfolg  der digitalen Transformation.

Projektdaten:

Mitarbeiterzahl: 2000 weltweit

Nutzung von SAP ECC6 seit Januar 2019 (Migration auf SAP S/4HANA in Arbeit).

Management Relevante Module: SD = Verkauf und Vertrieb; MM = Materialwirtschaft

SAP: 700 Nutzer

Buchhaltungsabteilung: 10 Buchhalter

Zwei Standorte in Frankreich: Hauptsitz (Rueil-Malmaison) und Fabrik (Salindres)