Die POwR-Gruppe erleichtert ihren Kunden die Erfahrung mit der elektronischen Signatur

Das Ziel von POwR Connect war es, seine Prozesse zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Zeitaufwändige manuelle Aufgaben werden jetzt mithilfe einer elektronischen Signaturlösung durch vollautomatisierte Prozesse ersetzt.

Kontext und erste Anforderungen

Ursprünglich waren die Arbeitsabläufe überwiegend von handgeschriebenen Dokumenten geprägt, die per E-Mail in Form von PDF-Dateien versandt wurden. In diesem Kontext mussten drei Arten von Dokumenten innerhalb des Unternehmens automatisiert werden: Kontoeröffnungen, Angebote und Lieferscheine.

Bei Kontoeröffnungen bspw. sandte das Unternehmen eine PDF-Datei mit der Aufforderung an den Kunden, diese auszufüllen und Belege einzureichen. Diese Dokumente wurden jedoch häufig falsch ausgefüllt oder waren unvollständig, was zu Verzögerungen bei der Kontoeröffnung und zusätzlichem E-Mail-Verkehr führte.

Der Prozess für Angebote und Lieferscheine verlief ähnlich: Sie wurden von Hand ausgefüllt und unterschrieben, um schließlich abgestempelt zu werden. Das Dokument wurde dann eingescannt und dem Kunden im PDF-Format zugesandt. Der Kunde musste es ausdrucken, von Hand unterschreiben und per E-Mail zurücksenden. Diese manuellen Prozesse waren zeitaufwändig und ineffizient.

Implementierung der elektronischen Signatur – Entscheidung für die Compleo WebSign Lösung 

Als Reaktion auf diese ineffizienten Abläufe wollte POwR Connect eine SaaS-Lösung für elektronische Signaturen einführen, um diese Abläufe zu automatisieren. Dadurch sollte den Kunden wie den Kundenbetreuern ein deutlich besseres Erlebnis ermöglicht werden.

Das Unternehmen entschied sich für die elektronische Signaturlösung Compleo WebSign von Symtrax, die nahtlos in das CRM- (SOEMAN) und ERP-System (SAP Business One) integriert wurde. Gerade die erfolgreiche Integration von Compleo WebSign in bestehende Systeme spielte bei der Auswahl der passenden Lösung eine entscheidende Rolle. Wichtig war es POwR Connect außerdem, dass sich die neue Anwendung in die Software seiner Benutzer integrieren ließ. Dies stellte zwar eine besondere Herausforderung dar, war aber für den Entscheidungsfindungsprozess unerlässlich.

„Wir wollten sicherstellen, dass unsere Nutzer ihre Software weiterhin nutzen können, ohne ihre gewohnte Arbeitsweise zu ändern“, so Anthony Willekens, Application Manager bei POwR Connect.

Die Herausforderungen   

Compleo WebSign wurde eingesetzt, um mehrere spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Zunächst erleichterte es die Optimierung der Verkaufsprozesse und der Kontoeröffnungen, was durch eine schnelle Implementierung erreicht wurde. Für das Unternehmen war es eine große Herausforderung, die Professionalität zu steigern, den Kunden beim Ausfüllen von Dokumenten zu helfen und die Kundenbetreuer bei der Verbesserung der Effizienz zu unterstützen.

Mit der Compleo WebSign-Lösung kann das Unternehmen sicher sein, alle Unterlagen vollständig zu erhalten. Diese Optimierung allein trägt zu erheblicher Zeitersparnis bei.  Darüber hinaus ermöglicht die Integration von Compleo WebSign mit dem ERP und dem CRM eine automatisierte Dateneingabe, was einen weiteren wesentlichen Vorteil für das Unternehmen darstellt. Über die Compleo WebSign-Plattform lassen sich Informationen abrufen, die bereits in das CRM eingegeben wurden, so dass die Benutzer die Daten nicht erneut eingeben müssen und viele Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisiert werden.

Integration und Synchronisation: eine individuelle Lösung für elektronische Signaturen

Bei Angeboten und Lieferscheinen genügt nun ein einfacher Klick in SAP Business One, um einen URL-Link zu erzeugen, der automatisch in das PDF-Dokument integriert wird. Die PDF-Datei wird dann den Verantwortlichen geschickt, die den Link zum Dokument, das unterschrieben werden soll, an den Kunden weiterleiten kann. Nach der Unterzeichnung mit Compleo WebSign wird der Verantwortliche per E-Mail benachrichtigt, und das Dokument wird automatisch an SAP B1 angehängt. Es wird dann ein Auftragsentwurf erstellt, ohne dass der Verantwortliche das Angebot manuell in einen Auftrag umwandeln muss.

Für Kontoeröffnungen generiert das CRM eine CSV-Datei mit den Kundeninformationen. Diese Datei wird an Compleo WebSign gesendet, dass daraufhin automatisch eine E-Mail mit zwei Links an den Kunden sendet: einen zum Ausfüllen und Unterzeichnen des mit seinen Daten vorausgefüllten Kontoeröffnungsdokuments und einen weiteren zum Anhängen von Begleitdokumenten (Kontoauszüge, Unternehmenseintragung). Sobald das Dokument unterschrieben ist, wird die Datei im CRM zur Validierung durch die Kundenbetreuer in den Schwebestatus versetzt.

Compleo WebSign bietet auch viele erweiterte Funktionen, wie z.B. anpassbare Workflows, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Nachvollziehbarkeit aller Aktionen mit der Erstellung eines Audit-Trails und mehr.

Wesentliche Vorteile

Die Vorteile, die sich nach der Einführung von Compleo Websign bei POwR Connect ergeben haben, sind vielfältig:

• Zeitersparnis: Vertriebsmitarbeiter können jetzt Angebote schnell umwandeln, ohne dass zusätzliche Tools oder Austauschvorgänge erforderlich sind, wodurch die Zeit zwischen der Erstellung des Dokuments und der Unterschrift des Kunden erheblich verkürzt wird.

„Die Zeitersparnis ist enorm. In 5 oder 10 Minuten ist der Kostenvoranschlag unterschrieben, im Vergleich zu mehreren Tagen, die wir früher für die Bearbeitung, den Versand per E-Mail, den Druck, die manuelle Unterzeichnung und das Scannen benötigten.“ Anthony Willekens.

• Erhöhte Sicherheit: Die elektronische Unterschrift bietet einen professionellen und zuverlässigen Aspekt sowohl für die Kunden als auch für das Unternehmen, da jeder Bearbeitungsschritt automatisch protokolliert wird. Sie ermöglicht die sichere Durchführung von Prozessen der Kontoeröffnung, der Angebotserstellung und der Lieferscheinvalidierung und stärkt so das Vertrauen der Beteiligten.
• Modernisierung der Verfahren: Die elektronische Signatur ermöglicht die Digitalisierung aller manuellen Abläufe, ohne dass die Benutzer ihre Gewohnheiten ändern müssen.

Obwohl die genaue Quantifizierung dieser Vorteile noch aussteht, hat die Automatisierung der Arbeitsabläufe die Prozesse erheblich beschleunigt, die Bearbeitungszeiten für Dokumente verkürzt und die Effizienz insgesamt verbessert. Darüber hinaus lässt die Annahme der Lösung durch die Vertriebsmitarbeiter mittelfristig eine positive Auswirkung auf die Konversionsraten erwarten, wobei bereits nach den ersten Anwendungen ein positives Feedback zu beobachten ist.

Warum sollten Sie Symtrax wählen?

Das Team von Symtrax hat bei diesem Projekt eine bemerkenswerte Reaktionsfähigkeit, Verfügbarkeit und Flexibilität bewiesen. Ihre Fähigkeit, während des gesamten Prozesses schnell und effizient auf Anfragen zu reagieren, hat das Vertrauen der POwR-Gruppe in die Fähigkeit von Symtrax gestärkt, die Anforderungen zu erfüllen.

„Das Symtrax-Team war in seiner Kommunikation immer verfügbar und reagierte schnell. Es bot eine schnelle Lösung, die sich optimal in unsere bestehenden Arbeitsabläufe einfügte und die zu uns passt. Symtrax erfüllte alle unsere Kriterien.“ Anthony Willekens

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