Sebastien Garcia
CIO bei Urbanis
Urbanis, ein Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern, fünfzehn Niederlassungen und dreißig Büros, stand vor der großen Herausforderung, die Verwaltung seiner Lieferantenrechnungen zu zentralisieren. Ziel war es, die Kosten zu optimieren, die Kostenverfolgung zu verbessern und die Datensicherheit zu erhöhen, um den wachsenden Herausforderungen der Cybersicherheit zu begegnen.
Zentralisierung von Daten und ERP-Migration
Mit einer strategischen Umstellung auf ein neues ERP-System, das sogenannte AKUITEO, leitete Urbanis eine umfassende Transformation ein. Das Hauptziel dieser Einführung war es, das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens in Frankreich zu optimieren. Das machte eine Anpassung der Organisationsstruktur und der bestehenden IT-Anwendungen erforderlich.
Der Grund für diese Entscheidung war der Wunsch, alle Daten der verschiedenen Niederlassungen des Unternehmens zu zentralisieren. Die Notwendigkeit, ein großes Volumen an Lieferantenrechnungen schnell zu bearbeiten, war ausschlaggebend dafür, dass das Unternehmen sein dezentrales System durch das neue ERP-System ersetzte. Am 1. Januar 2024 wurde es in Betrieb genommen.
Die Herausforderungen
Eingang und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen automatisieren – Die Entscheidung für Compleo Invoice Platform (CIP)
Außerdem suchte Urbanis eine Lösung für den Empfang, die Überprüfung und die Integration aller Lieferantenrechnungen, unabhängig von der jeweiligen Behörde oder Abteilung. Urbanis entschied sich für die Lösung Compleo Invoice Platform (CIP) von Symtrax. Über sie werden Rechnungsdatenautomatisiert mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahiert, mit den entsprechenden Bestellbezügen abgeglichen und in einer intuitiv zu bedienenden, übersichtlichen Oberfläche zentral verarbeitet.Anschließpend werden die Rechnungen in das AKUITEO ERP integriert. Ein automatisch generierter Prüfpfad macht die Verarbeitung auch im Nachhinein jederzeit nachverfolgbar.
Beim Drei-Wege Abgleich prüft die Compleo Invoice Platform ob die in der Rechnung enthaltenen Informationen mit denen im ERP-System hinterlegten Bestell- und ggf. Lieferscheindaten übereinstimmen. Werden Diskrepanzen festgestellt, weist die Software auf diese Fehler hin. Die Compleo Invoice Platform ist also ein leistungsstarkes Tool für die Buchhaltung, ,it dem eingehende Rechnungen schnell und effizient gesichtet und geprüft werden können, um die Zahlung freizugeben.
Die CIP-Lösung lässt sich direkt über APIs in das AKUITEO ERP-System integrieren und gewährleistet so eine nahtlose Kommunikation zwischen beiden Systemen, inklusive der Erstellung von Buchhaltungsunterlagen und der sicheren elektronischen Archivierung.
Kostenerfassung
Mit der Entscheidung für CIP ist Urbanis auf dem Weg zu einer besseren Steuerung seiner Ausgaben. Die Nachverfolgung von Rechnungen erwies sich für Urbanis als komplex, da bis zu vierzig Personen mit der Bearbeitung von Eingangsrechnungen beschäftigt waren. CIP vereinfachte den Prozess und ermöglichte es dem Unternehmen, die Ausgaben der verschiedenen Niederlassungen und Unternehmen der Gruppe in Echtzeit zu überwachen. Durch den Abgleich zwischen den Aufträgen der Niederlassungen und den in der Zentrale eingegangenen Rechnungen sorgt CIP für mehr Transparenz bei den Ausgaben und ermöglicht es dem Unternehmen, den Verlauf des Rechnungsprozesses zu verfolgen.
„Die Entscheidung für die Compleo Invoice Platform hat uns einen erheblichen Vorteil gebracht, die Arbeit von etwa vierzig Mitarbeitern, die zuvor Eingangsrechnungen von Lieferanten bearbeiteten, zu rationalisieren. Diese Vorteile haben sich als signifikant erwiesen, sowohl im Hinblick auf die Effizienz als auch auf die Vereinfachung der Abläufe.“ Sebastien Garcia, CIO bei Urbanis.
Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung
Als dritte Herausforderung stand Urbanis vor der Aufgabe, sich auf die umfassende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorzubereiten und gleichzeitig die Sicherheit der Rechnungen zu gewährleisten, insbesondere angesichts des wachsenden Risikos von Cyberangriffen und Identitätsdiebstahl. Mit der CIP konnte Urbanis die Kommunikation mit den richtigen Lieferanten sicherstellen, indem es deren Registrierung im ERP-System überprüfte. Außerdem erlaubt die Plattform nur autorisierten Personen innerhalb der Finanzabteilung einen Zugang, was die Sicherheit vor Identitätsdiebstahl und Betrug erhöht.
Das Urbanis-Projekt
Vorbereitung = November 2023
Testphase = Dezember 2023
UAT-Phase (Benutzerakzeptanztests) = Januar 2024
Produktionsphase = 19. Januar 2024
Beobachtungsphase = Januar – März 2024. Während dieser Phase haben die Teams von Symtrax und Urbanis das System genau überwacht, um sicherzustellen, dass es korrekt funktioniert und die Erwartungen der Nutzer sowie die erforderlichen Leistungsanforderungen erfüllt.
Resultate
Mithilfe der Compleo Invoice Platform hat Urbanis die Herausforderungen der Verwaltung von Lieferantenrechnungen, der Verbesserung der betrieblichen Effizienz, der Erhöhung der Transaktionssicherheit und der Einhaltung der E-Invoicing-Reform erfolgreich gemeistert.
„Mit der Compleo Invoice Platform hat sich die Bearbeitungszeit für Rechnungen um ein Drittel reduziert“ Sebastien Garcia, CIO bei Urbanis
Compleo Invoice Platform, eine hochmoderne Lösung für AP
Über uns Urbanis
Urbanis ist ein Unternehmen, das seit 1979 tätig ist und Dienstleistungen wie Studien und Beratung für lokale Behörden und öffentliche Einrichtungen in den Bereichen Wohnungsbau und Stadtplanung anbietet. Darüber hinaus unterstützt Urbanis Wohnungseigentümer bei der Definition und Umsetzung ihrer energetischen Sanierungsprojekte.
