MPH1865 optimiert sein Dokumentenmanagement mit Compleo Hybrid

Das mittelständische Unternehmen MPH1865, das sich auf die Herstellung von Hygieneprodukten spezialisiert hat, stand vor großen Herausforderungen, wie der manuellen Verarbeitung zahlreicher Papierdokumente und einem zeitaufwändigen Bestellungsunterzeichnungsprozess. Deshalb suchte das Unternehmen nach einer Lösung, mit der es die Dokumentenverwaltung automatisieren und optimieren konnte, mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz deutlich zu verbessern.

Erfolgreiche digitale Transformation mit Compleo Hybrid

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte MPH1865 eine umfassende digitale Transformation durch. Dies gelang mit Hilfe der Compleo Hybrid-Lösungen von Symtrax: Compleo WebSign für elektronische Signaturen und Compleo Form Review für Dokumentenmanagement und Archivierung. Diese strategische Entscheidung wurde zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für das Unternehmen.

Compleo WebSign: Die Revolutionierung des Signaturprozesses

MPH1865 wollte den Prozess der Dokumentenunterzeichnung insbesondere für Bestellungen automatisieren. Bislang nämlich musste der Auftragsstatus im ERP-System manuell aktualisiert werden, nachdem die Kunden die Aufträge per E-Mail oder Fax bestätigt hatten. Das führte zu einem zeitaufwändigen und ineffizienten Arbeitsablauf.

Um diesen Prozess zu optimieren, implementierte das Unternehmen Compleo WebSign. Bestellungen, die im ERP-System (SAGE X3) generiert werden, werden nun automatisch zur elektronischen Unterschrift an die Plattform gesendet. Das ERP-System wird sofort mit dem neuen Auftragsstatus aktualisiert, sobald der Kunde elektronisch unterschreibt. Anschließend werden die Bestellungen vom PDF- ins CSV-Format konvertiert, was eine nahtlose Integration in das ERP-System ermöglicht.

Die Kunden können während des Unterzeichnungsprozesses Kommentare hinterlassen, die automatisch an das Kundendienstteam von MPH1865 weitergeleitet werden. Diese Funktion ermöglicht es dem Team, 80 % der Bestellungen ohne manuelle Eingriffe zu bearbeiten und sich auf die 20 % zu konzentrieren, die aufgrund von Kundenkommentaren besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Dieser Prozess hat die Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht, die Zeit für die Auftragsabwicklung verkürzt und die manuelle Dateneingabe überflüssig gemacht. Aufbauend auf dem Erfolg dieser Implementierung beschloss MPH1865, seinen Dokumentenmanagement-Prozess durch die Integration von Compleo Form Review weiter zu optimieren.

Compleo Form Review: Optimierung der Dokumentenverwaltung

In der zweiten Phase implementierte MPH1865 Compleo Form Review und Compleo Archivor, um die Dokumentenverarbeitung zu verwalten, insbesondere Lieferscheine und Transportdokumente (CMRs). Dank der Lösungen von Compleo werden all diese Dokumente nun gescannt, verarbeitet und elektronisch archiviert.

Compleo Form Review extrahiert mit Hilfe künstlicher Intelligenz Daten aus Papierdokumenten und erfasst Informationen wie Kundennamen, Bestellnummern und Rechnungsbeträge, die dann automatisch in das ERP-System von MPH1865 integriert werden.

Die Implementierung von Compleo Form Review hat es dem Unternehmen ermöglicht, einen beträchtlichen Dokumentenfluss, der auf 1.000 bis 1.500 Bestellungen pro Monat geschätzt wird, effizient zu verwalten. Emeric Guillermain, Supply Chain and Information Systems Director bei MPH1865, hebt die Präzision der Lösung hervor:

„Die Erkennungsrate für gescannte Dokumente liegt bei 100 % für PDFs und bei 90-95 % für handschriftliche Dokumente, was für uns ein hohes Maß an Zuverlässigkeit bedeutet.“

Diese Dokumente werden dann in Compleo Archivor von Symtrax gespeichert, wodurch die Notwendigkeit einer physischen Lagerung entfällt. Der Querverweis zwischen den Datenbanken des Unternehmens und Compleo Archivor stellt sicher, dass alle Dokumente gescannt und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen für bis zu 10 Jahre archiviert werden. Die Datenextraktion ist ein wesentlicher Bestandteil des Archivierungsprozesses und ermöglicht eine präzise Klassifizierung und Indizierung, die eine erweiterte Suche und das Abrufen von Dokumenten erleichtert.

Wesentliche Vorteile von Compleo Hybrid

Durch die Kombination von Compleo Form Review und Compleo WebSign hat MPH1865 erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Zeitersparnis und Effizienz erzielt.

„Compleo hat unsere Effizienz und Zuverlässigkeit deutlich verbessert“, sagt Emeric Guillermain, Supply Chain and Information Systems Director.

Die digitale Transformation hat die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht, da sie sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können. Infolgedessen war das Unternehmen in der Lage, ein höheres Auftragsvolumen zu bewältigen, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu steigern, was die Gesamtleistung des Unternehmens verbesserte.

„Nach meiner Erfahrung ist Symtrax die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren wollen. Ich würde sie sehr empfehlen.“

Erfolgreiche Zusammenarbeit mit Symtrax

Die Teams von Symtrax installierten die Compleo Hybrid-Lösungen schnell und effizient und schlossen das Projekt innerhalb weniger Wochen ab. Die Verfügbarkeit des Teams in Verbindung mit ihrem technischen Fachwissen sorgte für eine nahtlose digitale Transformation.

„Ich bin sehr zufrieden mit der Reaktionsgeschwindigkeit und der fachlichen Kompetenz des Kundendienstteams“, sagt Emeric Guillermain.

Digitalisierung von Lieferantenrechnungen: Der nächste Schritt

MPH1865 plant, seine Zusammenarbeit mit Symtrax bei neuen Projekten fortzusetzen, darunter die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen bis 2025. Diese Initiative wird die Erfassung von Rechnungen im ERP automatisieren und sie mit den entsprechenden Bestellungen und Quittungen abgleichen, was die Zuverlässigkeit und Effizienz der Unternehmensprozesse weiter verbessern dürfte.

Fortsetzung folgt…