La primera reunión entre Grand Port Maritime du Havre y Symtrax tuvo lugar durante la Convención de la USF (Usuarios de SAP francófonos) en 2012. Después de una presentación detallada y varias discusiones, se dieron los pasos para integrar la solución Compleo para un primer uso. Inicialmente, la necesidad era optimizar la gestión de impresoras en SAP, el GPMH buscaba una solución para declarar y utilizar fácilmente todas las impresoras de su red.
La necesidad de un entorno ergonómico
La empresa tenía un solo controlador de impresora dedicado a las impresoras en SAP, lo que planteaba algunos desafíos a la hora de configurar impresoras más nuevas. Además de estos problemas de impresión, la GPMH también quería optimizar la edición de sus recibos de pago para ganar capacidad de respuesta.
La elección de Compleo se hizo con bastante facilidad, ya que la solución era compatible con SAP y podía utilizarse para necesidades más amplias que las mencionadas inicialmente. Además, la suite Compleo está certificada y ofrece un conector BC-XOM que cumple con los requisitos de SAP. Este conector proporciona funciones esenciales como la recuperación o carga de datos, lo que brinda una solución adecuada para el entorno SAP.
El Grand Port Maritime du Havre ha elegido Compleo por su ergonomía y por su facilidad de uso. Los factores decisivos fueron la rápida integración de la solución en el sistema de información existente y el hecho de que es compatible con múltiples ERP. También ofrece la posibilidad de tener más autonomía al permitirle mantener el control sobre el mantenimiento y actualización de las plantillas de documentos sin llamar a un proveedor de servicios.
Por lo tanto, el objetivo de GPMH fue conciliar las expectativas funcionales de los usuarios comerciales con la resolución de problemas para el equipo de IT.
Una solución de gestión de procesos de documentos multipropósito
La elección de Compleo permitió cubrir la necesidad de una solución de gestión de procesos documental completa, homogénea y transversal, que además sea capaz de :
- Desmaterializar facturas y nóminas,
- Configurar circuitos de validación,
- Para interactuar con el portal Chorus Pro.
La solución gestiona así el proceso de validación de los recibos de facturas y su firma electrónica. Toda la parte del flujo de trabajo está integrada en Compleo para ofrecer una interfaz práctica y fácil con la que interactuar por fuera de SAP.
Implementación rápida de la solución
El despliegue de la solución se completó en menos de tres meses. Desde el inicio de la producción, el proyecto se desarrolló sin problemas y la herramienta permitió tener en cuenta las adaptaciones necesarias de forma reactiva.
Compleo es ahora parte de la vida cotidiana en los procesos documentales de GPMH, en particular para los recibos de facturas. La solución también facilita el acceso y archivo de nóminas garantizando su seguridad gracias a :
- Acceso según derechos de usuario
- Una interfaz de seguimiento en caso de problema de distribución.
Desde que instaló Compleo, la empresa ha ahorrado tiempo procesando más de 3.000 documentos por mes, o aproximadamente 40.000 documentos por año.
Compleo está participando en futuros proyectos portuarios porque la solución es una parte integral del entorno de TI y su implementación.
La solución Compleo destaca por varias ventajas: la empresa ahora tiene control sobre las maquetas de documentos y puede trabajar en un documento en pocas horas de forma independiente sin depender de un proveedor de servicios. “Compleo está muy en línea con el proceso de urbanización de nuestro sistema de información, fue un criterio decisivo en la elección de la solución."
Soporte completo durante todo el proyecto
Como parte de la ejecución técnica del proyecto, el Grand Port Maritime du Havre ha recurrido a la prestación del servicio de Symtrax. De hecho, para respetar el tiempo y las limitaciones técnicas, pero también para cumplir con las expectativas comerciales con precisión, los ingenieros de clientes de Symtrax apoyaron a GPMH de principio a fin en la implementación de la solución.
Así, la instalación se realizó hombro a hombro para conseguir que la solución se correspondiera perfectamente con las necesidades y sobre todo para tener la capacidad de respuesta necesaria para cumplir con los plazos impuestos. A continuación, se realizó una transferencia de habilidades con el fin de asegurar la autonomía del departamento de IT en la gestión y uso de Compleo en el día a día.
Alcance del proyecto
- Actividad: Puerto marítimo, gestión y tránsito de contenedores de carga
- Número de empleados: 1200
- Cliente Symtrax desde 2017
- Arquitectura de IT: SAP - HR Access
- Número de documentos procesados: + 3000 / mes
Beneficios
- Ahorro de tiempo en la validación de procesos contables
- Autonomía y capacidad de respuesta para configurar un nuevo procesamiento automatizado de documentos
- Posible evolución de los documentos existentes de acuerdo con las nuevas restricciones regulatorias en unas pocas horas en lugar de unos días
- Impresiones reducidas
Sobre el Grand Port Maritime du Havre
HAROPA, el quinto complejo portuario más grande del norte de Europa, reúne los puertos de Le Havre, Rouen y París. Está conectado con todos los continentes gracias a una oferta marítima internacional líder (cerca de 700 puertos afectados). Sirve a un vasto interior, cuyo corazón se encuentra en el valle del Sena y la región de París, que forman la mayor zona de consumo francés.
Socio de casi 10 puertos de Norman e Ile-de-France, este centro de «ventanilla única» en Francia constituye hoy en día un sistema de transporte y logística capaz de ofrecer una oferta integral de servicios de principio a fin. HAROPA genera un tráfico marítimo y fluvial anual de más de 120 millones de toneladas y sus actividades representan alrededor de 160.000 puestos de trabajo.