Axens, gran empresa francesa del sector de la petroquímica se embarcó en un importante proyecto de transformación digital mayor para acompañar a su crecimiento tanto en Francia como a nivel internacional. Esta iniciativa estratégica, acelerada por la pandemia de COVID-19, buscaba reforzar la madurez digital de la empresa para responder a las nuevas expectativas (teletrabajo, continuidad de los servicios, etc.)
Pasar a la facturación electrónica
Para las grandes empresas, la adopción de la facturación electrónica así como APIA (Accounts Payable Invoice Automation) tiene como objetivo automatizar los procesos, integrar los datos sin fisuras y mejorar la gestión de las facturas. Esta transición a la facturación digital supone una mayor eficiencia para las empresas, así como un ahorro considerable de tiempo y dinero.
Automatización de la facturación a proveedores
Como parte de esta transición, los departamentos de informática y finanzas de Axens decidieron sustituir su sistema de facturación de proveedores tradicional, basada en procesos en papel e introducción manual de datos en SAP, por un sistema de recepción de facturas totalmente automatizado y seguro. El objetivo principal era estandarizar los procedimientos de facturación a proveedores, facilitando al mismo tiempo las tareas cotidianas de contables y gestores.
Elección de la solución Compleo Invoice Platform (CIP)
Axens buscaba automatizar la recepción y tratamiento de las facturas de los proveedores, conciliar con los pedidos y los albaranes, comunicar con plataformas públicas, e integrar los datos de estas directamente en SAP. Todo a través de una única plataforma que permita la verificación en tiempo real.
Así, Axens recurrió a la última solución de facturación electrónica y APIA de Symtrax: Compleo Invoice Platform.
Puntos clave de la solución:
Entrada:
- Recepción y clasificación de facturas y ficheros adjuntos de un buzón de correo virtual
- Recepción omnicanal de facturas de proveedores en formato PDF por correo electrónico o a través de un portal dedicado
- Distribución de las facturas al destinatario adecuado (contable, departamento de compras, etc.)
Verificación:
- Captura y verificación automatizada de los datos de las facturas mediante IA
- Conciliación triple de las facturas con los pedidos y los albaranes
- Verificación de la información del proveedor (IBAN, dirección, identificador, nombre, etc…)
- Trazabilidad de operaciones realizadas
Validación:
- Racionalización y formalización de los procesos de validación y aprobación
- Validación de las diferencias de precios y de los diferentes tipos de IVA
- Solicitud aprobación de pagos y control de entrada de mercancías (EM)
- Modificación y confirmación de la información de pago (IBAN)
Integración y archivo:
- Sincronización vía BAPI con el software de contabilidad SAP (base de datos de proveedores) así como otras ERP
- Integración de la factura del proveedor en ERP, así como de modificaciones y documentos adjuntos
- Recuperación del estado tras la integración
- Compatibilidad con Compleo Archivor para archivado
- Archivado de las facturas electrónicas y sus documentos de apoyo después de su procesamiento (facturas, documentos de conciliación, informes y otros documentos pertinentes para el PAF).
Objetivos y ventajas previstas:
Para el servicio contable:
- Herramienta de toma de decisiones que facilita el trabajo diario del contable gracias a una interfaz única de gestión de facturas
- Disminución de la carga administrativa
- Reducción de las tareas de escaso valor añadido (introducción manual de datos, intercambios de correos electrónicos para la validación, etc.)
- Aumento de la eficacia y trazabilidad
- Reducción de costes y minimización de errores
- Mantener la aplicación contable SAP facilitando al mismo tiempo el registro y la introducción de las facturas en el ERP
- Mejorar la calidad y la trazabilidad de los albaranes de pago (circuito de aprobación para validar las discrepancias y otros motivos que bloquean la integración de las facturas)
- Promover la adopción generalizada de las órdenes de compra
- Disminuir el DSO (tiempo medio de pago a proveedores)
Para la empresa:
- Acelerar la madurez digital
- Aumento de la eficiencia y la productividad
- Posibilidad de ofrecer la solución a las filiales extranjeras
- Prepararse para la facturación electrónica
- Adopción de un enfoque más eco-responsable
Para el servicio de informática:
- Estandarización de procesos para todas las oficinas (utilización de una herramienta común)
- Asegurar la trazabilidad y seguirdad de los datos de facturación con la ERP SAP (BAPI, API)
Las diferentes fases de este proyecto
- Fase de análisis (análisis de necesidades y recursos, workshop de capacitación: recepción, verificación, aprobación e integración)
- Fase de aplicación
- Fase de prueba
- Entrada en pruducción el 1ero de Enero
Próximos pasos
- Generalización de la facturación electrónica (Factur-X) en la emisión
- Facturación electrónica con Malasia
- Conexión a red europea Peppol
Impulso Inicial
Axens inició esta implementación buscando la experiencia de Symtrax para cumplir con los requisitos legales de Arabia Saudita (ZATCA) para la facturación electrónica.
La solución Compleo Hybrid de Symtrax cumplía los requisitos de un modelo descentralizado al permitir que el proveedor transmitiera los datos de facturación a las autoridades fiscales (obligatorio desde el 1 de enero de 2022) y generar facturas electrónicas en formato Factur-X, incluyendo todos los datos requeridos (código QR, identificación única, etc.).
Colaboración eficaz con los equipos de Symtrax
La implantación de este proyecto requirió una preparación meticulosa con la creación de un equipo dedicado y una evaluación colaborativa y en profundidad de los procesos existentes. Trabajando en estrecha colaboración con los expertos de Symtrax, Axens fue capaz de adaptar su sistema ERP (SAP) a las necesidades de su empresa, fomentar la formación de los empleados y promover la gestión del intercambio y colaboración interna. Estos elementos desempeñaron un papel decisivo en el éxito de este proyecto de digitalización.
Datos del Proyecto Axens
Número de empleados : 2000 en todo el mundo
ERP : Uso de SAP ECC6 desde enero de 2019 (migración hacia SAP S4/Hana en curso).
Módulos y trasacciones afectas : *SD = Sales & Distribution ; MM = Material Management;
SAP: 700 usuarios
Servicio contable : 10 contadores
Sitios: Dos ubicaciones en Francia, sede social (Rueil-Malmaison) y fábrica (Salindres)
Compleo Invoice Platform
Sobre Axens
Axens, filial del grupo IFPEN, cuenta con más de 2.000 empleados en todo el mundo. Axens ofrece una gama completa de soluciones para el refinamiento de petróleo y conversión de biomasa en combustibles más limpios, así como la producción de productos petroquímicos intermedios y conversión de gas natural.
