La problemática
Barre Thomas, empresa especializada en la concepción y la producción de soluciones técnicas a partir de polímeros, eligió de desmaterializar totalmente sus facturas… Cada factura en salida de su ERP Mapics tiene que ser un documento único, no modificable y conforme a lo que esta registrado por contabilidad. Además, todas las informaciones contenidas en una factura papel tenían que aparecer en la factura electrónica. No obstante, varios problemas técnicos aparecieron:
- “Cuando un cliente reclama el original de una factura precisa, el documento reeditado desde el ERP esta emitido por duplicado, y uno de los dos esta botado de inmediato”.
- Cualquiera modificación de dirección u otro dato del cliente no está gestionado en tiempo real. Por lo tanto, la factura re-emitida no esta exactamente conforme al original.
- En consecuencia, la empresa imprimía un ejemplar “papel” como archivo contable.
“Con la crisis, mas y mas clientes, especialmente en el extranjero, pretenden no recibir las facturas por correo postal. Por lo tanto, tenemos que escanearlas al formato PDF para luego re enviar el original y pagar de nuevo el envío. Con los plazos de transmisión, el pago esta registrado dentro de 120 días, en vez de 90, lo que nos causa problemas de tesorería” según Nathalie Olivier del departamento de contabilidad.
La solución suministrada
En respuesta a estos problemas importantes para la prosperidad de una empresa, Barre Thomas eligió la solución Compleo Archivor con el fin de archivar e indexar fácilmente sus documentos profesionales. La búsqueda y la extracción son muy fáciles de uso gracias a la interfaz que se apoya en un navigator web. Luego, la empresa puede enviar a sus clientes los documentos en un PDF firmado digitalmente por correo electrónico.
El interfaz web permite a los usuarios, que estén en Francia o en Polonia, de acceder a sus documentos gracias a una búsqueda sobre metadatos predefinidos, vinculados a los documentos.
Las ventajas para la empresa
Christine Pichon, la responsable del proyecto, concluye: “Con Archivor, encontramos a una solución compacta, fácil a adaptar a nuestro entorno y permitiéndonos de recuperar los archivos existentes. También, la elegimos por su posibilidad de indexación ya que queríamos utilizar parámetros propios para optimizar la búsqueda del documento”.
Compleo Archivor se integró fácilmente dentro de la infraestructura informática existente, sin necesitar ningún desarrollo específico, lo que constituyó una condición prioritaria para tomar nuestra decisión. La solución también permitió de recuperar el histórico del precedente semestre, para tener una continuidad.
Barre Thomas deseaba un Retorno Sobre la Inversión (ROI) inferior a 12 meses. ¡Al final, el payback será realizado en solamente 3 meses, con un ROI de más de 300% desde el primer año!
Acerca de Barre Thomas
La Sociedad de los Polímeros Barre Thomas (“Barre Thomas”) es una empresa especializada en la concepción y la producción de soluciones técnicas a partir de polímeros. Su actividad se concentra en el sector del automóvil, sobre 4 tipos de productos.