El desafío
En un principio, lo que Bevego necesitaba era sustituir un sistema de fax centralizado que había quedado obsoleto y que se utilizaba para enviar y confirmar órdenes de compra así como los duplicados de las facturas. Ese era el objetivo inicial en 2010, hasta que su consultor de IBM les habló sobre Symtrax. Compleo ofrecía una solución rápida y sencilla para transferir los spools de sistemas IBM a los sistemas de Fax Core basados en Windows. Además, permite capturar un documento de texto y convertirlo en un archivo PDF de estilo profesional que incorpora comandos especiales, tales como el número de fax y la ID del receptor.
«Necesitamos enviar por fax más de mil páginas a diario a nuestros proveedores y clientes. El diseño de Compleo es el equilibrio perfecto entre nuestros ERP y aplicaciones de procesamiento de PC», afirma Peter Nilsson, gerente de TI en Bevego, empresa sueca líder en venta mayorista y comercialización que forma parte de Saint-Gobain Group.
Hace un año, el departamento de TI propuso mejorar la eficiencia de las aplicaciones administrativas, como la distribución diaria de facturas. Los usuarios del sector de las finanzas tenían requisitos estrictos en materia de seguridad y seguimiento. «No nos sentíamos cómodos distribuyendo documentación sensible de manera electrónica», explica Peter Nilsson, «pero nuestros clientes nos pedían recibir sus facturas por correo electrónico, así que nos decidimos a hacerlo».
La solución
Bevego descubrió que Compleo tenía muchas más prestaciones que las que necesitaban en un primer momento. El producto incorpora una amplia variedad de funciones estándar para procesar y distribuir todo tipo de documentos. El proceso de facturación exige dividir una gran cantidad de documentos generando tantos archivos PDF como clientes haya, añadir los términos y condiciones y decidir si enviar o imprimir la factura según las preferencias del cliente. «Con la ayuda de un ingeniero de Symtrax, solo tardamos algunas horas en configurar la plantilla», señala Peter Nilsson. «Teníamos nuestras necesidades bien delimitadas e implementarlas a través de Compleo no requiere programación específica».
«Cuando decidimos dar el paso, solicitamos la asistencia de Symtrax para asegurarnos de que todo saliera bien. Comprendí que lo más beneficioso para nosotros era poder acceder a la asistencia en línea de un especialista cuando lo necesitáramos en lugar de solicitar una visita. Es una excelente manera de reducir los costes y aumentar la eficiencia», añade Peter Nilsson.
Los beneficios de utilizar Compleo
Independientemente del canal de distribución, el departamento de TI ha extendido el uso de Compleo a la mayoría de sus documentos comerciales externos. Los usuarios de Bevego también pueden acceder a un repositorio de documentos en línea, al que puede recurrir el Departamento de Contabilidad para buscar y enviar por correo el duplicado de una factura o bien el Departamento de Logística para acceder a informes de inventario.
Sobre Bevego
Bevego es una empresa sueca líder en la venta mayorista y comercialización en las áreas de planchas de acero estructural, ventilación y aislamiento a nivel profesional. La empresa se fundó en 1994 y ahora forma parte de Saint-Gobain Group.