Clientes desde 2006, el Sr. Cédric Pommez, Soporte técnico de ERP y el Sr. Christophe Gaudin, Gerente de TI de Hutchinson, comparten su experiencia con la solución de gestión de documentos Compleo y los motivos de la sostenibilidad de esta relación.
La eliminación de las impresiones como primera necesidad
Inicialmente, todos los documentos eran producidos desde el ERP utilizando spools de formato de texto y luego enviados a impresoras matriciales.
Para ahorrar tiempo, reducir el mantenimiento y los costos de los consumibles, Sr. Gaudin eligió implementar Compleo después de estudiar varias soluciones de edición de escritorio. De hecho, fue conquistado por el enfoque de Symtrax, que consistía en simplificar las interfaces con sus sistemas IBMi y hacerse cargo fácilmente de las variables, lo que se adaptaba a la problemática multi-entorno de Hutchinson.
Una solución de gestión de documentos escalable y multi-entorno
La solución Compleo se implementó por primera vez en un primer sitio para mejorar la estética de los documentos y evitar la impresión al favorecer el envío por correo electrónico. Siguiendo la voluntad de estandarización, el proyecto comenzó con la adaptación de los spools AS / 400 para mejorar y facilitar el procesamiento a largo plazo. Una vez que se completó esta fase, el diseño y la modernización de los documentos se llevaron a cabo rápidamente gracias al módulo Compleo Layout. Entre los primeros formularios procesados por Compleo se encuentran los pedidos de compra, los recibos de entrega o los pedidos de producción, los cuales son todos esenciales para el negocio de Hutchinson.
Compleo se implementó en otros 7 sitios geográficos, lo que representa alrededor de diez entornos ERP. En 10 años, se han producido más de 150 formularios luego de la implementación de sistemas ERP en varios sitios: desde 2 sitios iniciales hasta 10 sitios hasta la fecha. Los formularios que se manejan diariamente van desde la simple edición de recibos, por ejemplo, hasta ediciones más complejas, como las etiquetas de envío, que varían según cada cliente.
“Con el tiempo, Compleo ha logrado mantenerse al día con las evoluciones de la compañía en términos de volumen e infraestructura. La solución nos permitió alcanzar nuestro objetivo de implementar nuestros sitios más rápido con una mínima intervención técnica."
Christophe Gaudin, Responsable Informático
Gestión eficiente del procesamiento de documentos
Hoy solo 2-3 personas en TI usan Compleo porque la solución es completamente transparente para los usuarios finales. Envían sus solicitudes al ERP, Compleo intercepta y luego convierte los spools automáticamente. El punto fuerte de la solución es agregar información de una base de datos para hacer que todos los documentos sean más variables. De este modo, Compleo inserta datos adicionales que inicialmente no estaban presentes en los spools.
En total, la solución procesa alrededor de 15,000 documentos por año, algunos de los cuales a veces son muy grandes. Por ejemplo, Compleo enriquece los spools originales con los enlaces documentales de los archivos que se adjuntarán al archivo de producción. Luego, la solución fusiona el documento original con los documentos vinculados, lo que resulta en conjuntos completos de documentos e inicia sesión en el sistema de archivos de Hutchinson.
De la modernización a la industrialización de la gestión documental.
Compleo opera en modo de base de datos para configurar un sistema de equilibrio de carga (load-balancing), así como también un sistema de back up en caso de un problema técnico en un sitio. La arquitectura escalable y segura garantiza la continuidad del negocio esencial para Hutchinson. El Sr. Gaudin especifica que "la solución es sostenible y confiable, es una parte integral de nuestro plan de recuperación comercial". En el caso de una falla del servidor en un sitio, el procesamiento de documentos se puede transferir rápidamente a otro para no afectar a los usuarios".
Por lo tanto, las ventajas de utilizar Compleo son numerosas, pero la más importante es el ahorro de tiempo durante las actualizaciones de la versión ERP que se realizan cada año.
Antes, con cada cambio de versión, el equipo de TI tenía que reanudar todos los programas, probar, validar los spools salientes y modificarlos en caso de errores. Hoy, los spools generados por la nueva versión se recogen y se adaptan con Compleo en muy poco tiempo.
Sr. Gaudin estima una ganancia de alrededor de 30 días-hombre por año: alrededor de 20 para adaptación y desarrollo y alrededor de 10 días de pruebas. "Este es un ROI significativo en términos técnicos, pero hay otras ventajas, nuestros documentos ahora son modernos, completos y completamente sin papel. "
Para continuar la industrialización de su producción documental, Hutchinson ahora está recurriendo al uso del formato XML. Symtrax lo admite en esta transición gracias a su módulo Compleo Designer. El objetivo del Sr. Gaudin es modernizar todas las funciones periféricas al ERP porque XML es más fácil de manejar gracias a las etiquetas que permiten identificar los datos. Eventualmente, todos los documentos críticos, como los pedidos de producción, los pedidos de compra o los albaranes, se procesarán en formato XML para una mayor eficiencia.
Perímetro:
- Cliente Compleo desde 2006
- Implementación de la solución en 10 entornos ERP distribuidos en 8 sitios geográficos
- Alrededor de 15,000 documentos procesados por año
- Más de 150 formularios producidos
- Arquitectura de modo de base de datos con la implementación de una copia de seguridad
Resumen de beneficios:
- Reducción de costes de mantenimiento y consumibles gracias a la eliminación de impresoras matriciales.
- Estética mejorada y digitalización de documentos.
- Ahorro de 30 días-hombre por año con cada cambio en la versión ERP.
Hutchinson
Hutchinson es un grupo internacional francés que fabrica y comercializa productos para el procesamiento del caucho, principalmente destinados a las industrias automotriz y aeroespacial.
Durante más de 160 años, ha apoyado a sus clientes en todo el mundo gracias a su influencia internacional y su intervención en todas las etapas del proceso de producción. El grupo desarrolla constantemente nuevas innovaciones participando así en la evolución de la movilidad.