Emeric Guillermain
Director de cadena de suministro y sistemas de la información
MPH1865 es una empresa de tamaño mediano especializada en la fabricación de productos de higiene que se enfrentaba a sustanciales desafíos, como el procesamiento manual de una gran cantidad de documentos en papel y un engorroso proceso de firma de sus órdenes de compra. Ante estas problemáticas, la empresa buscaba una solución capaz de automatizar y optimizar su gestión documental que le condujera, en segunda instancia, a una mejora significativa de su eficiencia operativa.
Compleo Hybrid ayuda a transformar su negocio
En respuesta a estos retos, MPH1865 escogió las soluciones Compleo Hybrid de Symtrax, emprendiendo una importante transformación digital a través de Compleo WebSign, para firma electrónica, y Compleo FormReview, para la gestión documental y el archivo. Esta decisión estratégica resultó ser un verdadero catalizador del éxito.
Compleo WebSign desmaterializa el proceso de firma
MPH1865 quería automatizar el proceso de firma de documentos; en particular, de las órdenes de compra. Anteriormente, las validaciones de los clientes se ejecutaban por correo electrónico o fax, lo que requería de una intervención manual que cambiara el estado de los pedidos en el ERP y, a su vez, incrementaba la complicación del proceso y alargaba los tiempos de ejecución de los pedidos.
A fin de desmaterializar este proceso, la empresa recurrió a la solución Compleo Websign. Una vez que una orden de compra entra en su ERP (SAGE X3), se deposita automáticamente en la plataforma que la envía al cliente para su firma. Cuando el cliente firma la documentación electrónicamente, el pedido cambia de estado en el ERP sin intervención manual alguna.
Los pedidos en PDF firmados electrónicamente por los clientes se convierten automáticamente en archivos CSV, con lo cual se integran de forma directa en el ERP.
Además, en el momento de la firma, el cliente puede añadir un comentario que se transmite automáticamente al servicio postventa de MPH1865. Gracias a esta funcionalidad, los equipos de postventa pueden procesar el 80 % de los pedidos sin intervención manual, lo que les permite dedicar más tiempo a aquellos pedidos con comentarios, puesto que requieren una atención especial (20 % del volumen, siguiendo el famoso principio de Pareto).
Este proceso simplificó el proceso y redujo significativamente el tiempo de procesamiento de los pedidos y los errores relacionados con la entrada manual de datos.
Aprovechando esta exitosa experiencia con las soluciones Symtrax, MPH1865 decidió extender su proceso de optimización de la gestión documental integrando Compleo FormReview.
Compleo FormReview optimiza la gestión documental
En segundo lugar, MPH1865 implementó Compleo FormReview y Compleo Archivor para el procesamiento de sus documentos; en particular, recibos y CMR (documentos de transporte). Ahora, todos estos documentos se escanean, procesan y archivan electrónicamente gracias a las soluciones de Compleo.
La solución Compleo FormReview hace uso de la inteligencia artificial para extraer e interpretar datos de documentos en papel. Así, es capaz de leer información de diversa índole, como nombres de clientes, números de pedido e importes de facturas de forma automática, y la integra posteriormente en el ERP de MPH1865.
La implementación de Compleo FormReview permitió gestionar de manera eficiente un flujo considerable de documentos, estimado entre 1000 y 1500 pedidos al mes. Emeric Guillermain, director de cadena de suministro y sistemas de información de MPH1865, cree que la interpretación de los documentos es extremadamente precisa:
«La tasa de reconocimiento de documentos escaneados es del 100 % para archivos PDF y del 90-95 % para documentos escritos a mano, lo que nos brinda una gran fiabilidad».
Luego, estos documentos se almacenan en la solución Compleo Archivor de Symtrax, poniendo fin al almacenamiento en papel y a la dependencia de archivadores físicos. La implementación de verificaciones cruzadas entre las bases de datos de la empresa y Compleo Archivor garantiza que todos los documentos se escaneen y archiven correctamente. Además, la solución cumple con los requisitos legales de conservación de documentos durante 10 años.
El proceso de extracción de datos también juega un papel crucial en el proceso de archivo, puesto que los propios metadatos extraídos de los documentos sirven de base para su clasificación e indexación, facilitando de ese modo la búsqueda avanzada y la posterior consulta por parte de los usuarios.
Compleo Hybrid arroja unos beneficios significativos
La combinación de las soluciones Compleo FormReview y Compleo WebSign permitió a MPH1865 lograr importantes mejoras en términos de tiempo y eficiencia.
«Compleo nos ha permitido ahorrar mucho tiempo e incrementar la fiabilidad de nuestros procesos». Emeric Guillermain, director de cadena de suministro y sistemas de la información
La comodidad de los equipos a la hora de llevar a cabo sus responsabilidades ha mejorado significativamente, permitiéndoles concentrarse en tareas de mayor valor añadido. Esta transformación digital también permitió a la empresa soportar un aumento de pedidos sin necesidad de incrementar su plantilla.
«Recomiendo encarecidamente Symtrax a todas aquellas empresas que buscan desmaterializar sus procesos documentales».
Los equipos de Symtrax permiten una colaboración efectiva
El despliegue de las soluciones Compleo Hybrid fue rápido y eficiente, y se llevó a cabo en pocas semanas gracias a la eficiencia de los equipos de Symtrax.
Las habilidades técnicas y la disponibilidad de sus consultores tuvieron una importancia capital para el éxito de esta transformación digital.
«Estoy realmente muy satisfecho con el servicio de atención al cliente, ágil y competente», subraya Emeric Guillermain.
Futuro y perspectivas: desmaterialización de las facturas de proveedores
MPH1865 desea seguir trabajando con los equipos de Symtrax en nuevos proyectos, como sería la desmaterialización de las facturas de los proveedores para 2025. Esta iniciativa tiene como objetivo automatizar el registro de facturas en el ERP, asociándolas con las órdenes de compra y los recibos correspondientes, con lo que se espera aumentar aún más la fiabilidad y eficiencia de los procesos de la empresa.
Continuará…
Sobre MPH1865
MPH1865 (anteriormente MP Hygiène) es una empresa francesa especializada en la fabricación y transformación de productos de higiene. Esta compañía, con sede en Lyon, da respuesta a las necesidades en materia de higiene y protección (toallitas de papel, jabones, geles y soluciones hidroalcohólicas, equipos de protección individual desechables, etc.) tanto para los profesionales como los consumidores particulares.
