Anthony Willekens
Director de aplicaciones de POwR Connect
El objetivo de POwR Connect era profesionalizar y optimizar la eficacia operativa de sus procesos sustituyendo las tareas manuales tediosas por procesos completamente automatizados. Buscaban en particular, la implantación de una solución de firma electrónica.
Contexto y necesidades iniciales
En un principio, para sus flujos documentales la empresa usaba documentos creados con editor de texto o manuscritos enviados por correo electrónico en forma de archivos PDF. La empresa buscaba así automatizar tres flujos documentales con firma: aperturas de cuentas, presupuestos y albaranes.
En el caso de las aperturas de cuentas, la empresa enviaba un archivo PDF que debía rellenar el cliente, adjuntando estos ciertos documentos acreditativos. No obstante, a menudo estos documentos estaban incorrectamente cumplimentados o incompletos, cuya corrección provocaba retrasos en la apertura de cuentas e intercambios adicionales de correos electrónicos.
En el caso de los presupuestos y los albaranes, el proceso era similar: los gestores de cuentas los rellenaban y firmaban manualmente, y luego los timbraba la empresa. A continuación, el documento se escaneaba y se enviaba al cliente en formato PDF, que tenía que imprimirlo, firmarlo a mano y devolverlo por correo electrónico. Estos procesos manuales consumían mucho tiempo en el manejo y eran difíciles de trazar.
Implementación de firma electrónica: la solución de Compleo WebSign
Para corregir estas ineficiencias operativas, POwR Connect buscó implantar una solución de firma electrónica en modo SaaS para automatizar sus procesos y ofrecer una experiencia más fluida a sus clientes y gestores.
La empresa recurrió entonces a la solución de firma electrónica de Symtrax, Compleo Websign, que se integró con el software CRM de la empresa (SOEMAN) y su sistema ERP (SAP Business One). La flexibilidad y rapidez de integración de Compleo WebSign con el sistema informático existente fue un factor clave en la elección de la solución.
“(…) La empresa buscaba una solución que se integrara con el software que utilizan actualmente los usuarios de POwR Connect. Esto no solo era un problema, sino una condición sine qua non para optar por la solución. «El objetivo era garantizar que nuestros usuarios pudieran seguir utilizando su software sin cambiar su forma de trabajar (…) Anthony Willekens, director de aplicaciones de POwR Connect
Los retos por afrontar
La solución Compleo WebSign se implantó con objeto de dar respuesta a varias necesidades específicas de la empresa: El acelerar y optimizar los procesos de venta y apertura de cuentas, todo ello con una rápida implementación. El deseo de estandarizar y trazar procesos internos. El ofrecer pronta asistencia a los clientes para facilitar la cumplimentación de los documentos y ayudar a la conversión de los gestores de cuentas para que el proceso fuera más eficaz, todos estos fueron retos importantes.
Pero gracias a la solución Compleo WebSign, la empresa tiene ahora la capacidad de recibir con mayor facilidad los documentos acreditativos completos, y contar con una trazabilidad del proceso, lo que representa un importante ahorro de tiempo.
Además, se logró la automatización en la introducción de datos en los sistemas, posible gracias a la solución Compleo WebSign integrada con los sistemas ERP y CRM, lo que es una gran ventaja para la POwR Connect. De ese modo, la plataforma Compleo WebSign puede recuperar la información ya introducida en el CRM, ahorrando a los usuarios la necesidad de volver a rellenar datos, evitar errores y automatizando el mayor número posible de tareas que, de otro modo, no tienen ningún valor añadido real o incluso son un riesgo o potencial fuente de problema.
Integración y sincronización: una solución a medida
Para sus presupuestos y albaranes, ahora para su ERP SAP Business One se genera un enlace URL que integra automáticamente datos en el documento PDF. A continuación, este PDF se envía al gestor, que puede reenviar el enlace al cliente para que lo firme. Una vez firmado con Compleo WebSign, el gestor recibe una notificación por correo electrónico y el documento se adjunta automáticamente a SAP B1. Finalmente, se crea un proyecto de pedido sin que el gestor tenga que convertir manualmente el presupuesto en un pedido. Todo es automático.
Para la apertura de cuentas, el CRM genera un archivo CSV con los datos del cliente y se transmite a Compleo WebSign, que envía automáticamente un correo electrónico al cliente con dos enlaces: uno para cumplimentar y firmar el documento de apertura de cuenta parcialmente lleno con sus datos, y otro para adjuntar los documentos justificativos (RIB, extracto K-bis, etc.). Una vez firmado el documento, el expediente pasa a esperar su tratamiento en el CRM para validarse por parte de los gestores de cuentas.
Compleo WebSign también ofrece una serie de funciones avanzadas, como flujos de trabajo personalizados, identificación de dos factores, trazabilidad de todas las acciones realizadas con la creación de un archivo de prueba, etc.
Beneficios considerables
Los beneficios constatados tras la implantación de Compleo WebSign en POwR Connect son múltiples:
- Ahorro de tiempo: el personal de ventas puede ahora convertir rápidamente los presupuestos sin necesidad de herramientas o intercambios adicionales, lo que reduce significativamente el tiempo entre la generación del documento y la firma del cliente.
«El ahorro de tiempo es increíble. En 5 o 10 minutos, el presupuesto está firmado, en comparación de los varios días que se tardaba antes en editarlo, enviarlo por correo electrónico, imprimirlo, firmarlo manualmente y escanearlo». Anthony Willekens
- Mayor seguridad: la firma electrónica proporciona un aspecto profesional y reconfortante tanto para los clientes como para la empresa, y tiene el valor de una prueba de compromiso. Garantiza mediante normativa eIDAS los procesos de apertura de cuentas, cotización y validación de albaranes, reforzando la fiabilidad de todas las partes interesadas.
- Modernización de los trámites: la firma electrónica permite actualizar los procesos sin necesidad de que los usuarios cambien sus hábitos, y facilitándoles la vida.
“(…) Aunque aún no hemos cuantificado estos beneficios de forma precisa, está claro que la automatización de los flujos de trabajo ha acelerado considerablemente los procesos, reduciendo el tiempo de procesamiento de los documentos y mejorando la eficiencia general de la empresa. Además, la incorporación gradual de la solución por parte del personal de ventas apunta que tendrá un impacto positivo en la tasa de conversión a medio plazo, con reacciones positivas desde el principio. (…) “ Anthony Willekens
¿Por qué symtrax para la firma electrónica?
Durante este proyecto, los equipos de Symtrax destacaron por su capacidad de reacción, disponibilidad y flexibilidad. Su capacidad para responder rápida y eficazmente a las consultas y prestar apoyo continuo reforzó la confianza del grupo en apoyarles durante todo el proceso.
«Los equipos de Symtrax siempre están disponibles y receptivos y nos han propuesto una solución rápida que se adapta perfectamente a nuestros flujos de trabajo actuales. Buscábamos una solución factible que se adaptara a nosotros y Symtrax cumplía todos los requisitos». Anthony Willekens
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Sobre de POwR Connect
POwR Connect es una empresa y plataforma de e-commerce francesa líder en el sector de fotovoltaica para la venta, distribución y el almacenamiento de materiales para plantas fotovoltaicas y sus instaladores. Es una subdivisión de POwR Group, empresa líder en Francia y Europa en el sector de generación fotovoltaico.
