Sebastien Garcia
Director de IT de Urbanis.
Urbanis, una empresa con quince sedes, treinta oficinas agrupando a más de 500 empleados, se enfrentaba al gran reto de centralizar la gestión de las facturas de sus proveedores. Sus objetivos eran optimizar los costes, mejorar el seguimiento de los gastos y pagos, y reforzar la seguridad de los datos ante los crecientes desafíos en ciberseguridad.
Centralización de los datos y migración de ERP
El primer paso y desafío que dio Urbanis con motivo de su importante transformación fue la decisión estratégica de migrar al nuevo ERP Akuiteo. El objetivo de esta iniciativa era apoyar el crecimiento y desarrollo de la empresa en Francia, lo que llevó a reevaluar su organización y las aplicaciones informáticas actuales.
Esta iniciativa estuvo motivada por el deseo de centralizar todos los datos de las distintas sucursales de la empresa. La necesidad de procesar rápidamente un gran volumen de facturas de proveedores fue un factor decisivo, lo que llevó a la empresa a abandonar su sistema descentralizado en favor de este nuevo ERP, que entró en funcionamiento el 1 de enero de 2024.
Los retos a:
Automatización de la recepción y tratamiento de las facturas de los proveedores a través de Compleo Invoice Platform
En paralelo al cambio de ERP, Urbanis tenía el segundo desafío de encontrar una solución que asegurase la recepción, comprobación, integración de todas las facturas de sus proveedores, independientemente de la sucursal o el departamento que las tratara. Como resultado, la empresa eligió la solución Compleo Invoice Platform (CIP) de Symtrax, que centraliza, procesa y almacena las facturas digitalmente, facilitando su gestión, seguimiento, trabajo colaborativo e integración en la ERP Akuiteo. La solución también ofrece funcionalidades para recopilar datos de facturación mediante inteligencia artificial, así como validar facturas, conciliarlas con diferentes proyectos en curso y supervisar los pagos (comprobación de IBAN, etc.).
La interacción bidireccional de Compleo Invoice Platform con Akuiteo les permite comprobar que la información en la factura recibida coincida con la de su sistema ERP, señalando cualquier incoherencia encontrada. Como tal, CIP no pretende sustituir al contable, sino actuar como un portal colaborativo, y asistente; una auténtica herramienta para la toma de decisiones, que sólo requiere de la intervención del contable para garantizar la exactitud de los datos tratados o tratar casos que requieran rectificación.
La solución CIP se integra directamente de manera bidireccional con el ERP Akuiteo a través de sus API, garantizando una comunicación fluida entre ambos sistemas que permite crear documentos de gestión y archivarlos de forma segura gracias a una caja fuerte electrónica.
Seguimiento del pago de proveedores
Al elegir CIP, Urbanis también pretendía introducir un control más estricto de los pagos de sus proveedores. El seguimiento de estos resultaba complejo, con hasta cuarenta personas implicadas en la tramitación de las facturas recibidas. La plataforma CIP simplificó el proceso, permitiendo a la empresa controlar en tiempo real y colaborativamente los compromisos de gasto de los distintos organismos y empresas del grupo. CIP les ha permitido conciliar los pedidos de las agencias con las facturas recibidas en la sede, proporcionando una mayor visibilidad y permitiendo controlar el ciclo de vida de las facturas desde su entrada hasta su pago. El resultado ha sido un aumento significativo de la eficacia y la rapidez en la tramitación de las facturas de los proveedores. Actualmente sólo se requiere un 30% del tiempo anteriormente requerido para poder gestionar sus facturas proveedor.
«Elegir la solución Compleo Invoice Platform representó una ventaja considerable, ya que agilizó el trabajo de unas cuarenta personas que anteriormente procesaban las facturas entrantes de los proveedores. Se trata de una ganancia significativa, tanto en términos de eficacia como de simplificación de las operaciones». Sebastien Garcia, Director IT de Urbanis.
Transición a la facturación electrónica
El tercer reto al que se enfrentaba Urbanis era prepararse para la introducción generalizada de la facturación electrónica, garantizando al mismo tiempo la seguridad de los flujos de facturas, sobre todo ante los crecientes riesgos de ciberataques y robos de identidad. La solución CIP permitió a Urbanis asegurarse de que se comunicaba con los proveedores adecuados verificando su registro en el sistema ERP. La herramienta también ha restringido la gestión sólo a las personas autorizadas del departamento financiero, reforzando la seguridad contra cualquier intento de usurpación de identidad o fraude.
El proyecto Urbanis :
Fase de preparación = noviembre de 2023
Fase piloto = diciembre de 2023
Fase UAT (User Acceptance Test) = enero de 2024
Fase de producción = 19 de enero de 2024
Fase de seguimiento = enero – marzo de 2024.
Durante esta fase, los equipos de Symtrax y Urbanis supervisan de cerca el sistema para asegurarse de que funciona correctamente, de acuerdo con las expectativas de los usuarios y el nivel de rendimiento exigido.
Resultados
Gracias a la solución Compleo Invoice Platform, Urbanis ha superado con éxito los retos asociados a la gestión de las facturas de los proveedores, cumpliendo con los objetivos planteados, mejorando la eficacia operativa, reforzando la seguridad de las transacciones y garantizando el cumplimiento de la reforma de la facturación electrónica.
«Gracias a CIP, el tiempo de procesamiento de las facturas se ha reducido a una tercera parte». Sebastien Garcia, director de IT de Urbanis.
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Panel de Control - Compleo Invoice Platform (CIP)
Sobre de Urbanis
Desde 1979, Urbanis lleva a cabo estudios y trabajos de consultoría en el ámbito de la vivienda y el urbanismo por cuenta de autoridades locales y organismos públicos dentro de toda Francia, así como operaciones de mejoramiento de viviendas en cascos antiguos y de recuperación de viviendas en copropiedad en situación de dificultad legal o financiera. La empresa también ayuda a las comunidades de propietarios a definir y ejecutar sus proyectos de renovación energética.
