Challenges
Chez Siemens Industry Inc., plus de 8 000 utilisateurs des systèmes SAP créent quotidiennement des centaines de rapports en utilisant des fichiers spools de type SAPGOF, OTF ou List. Ils estiment qu’ils produisent des dizaines de milliers de pages chaque jour. Occasionnellement, un simple rapport peut même comporter plus de 10 000 pages. Certains rapports combinent des informations provenant de plusieurs systèmes et cela pouvait prendre des jours pour les produire, sans compter le temps supplémentaire pour les envoyer manuellement aux fournisseurs pour validation. « Nous passons beaucoup de temps dans le reporting et l’agrégation de données de systèmes différents » dit Alecia Waddingham, Reporting Administrator. Challenge supplémentaire, Siemens devait générer des rapports du système SAP qui incluaient les données qu’ils voulaient importer d’une base de données SQL. Cela nécessitait l’extraction manuelle des données du rapport pour créer des fichiers CSV.
Siemens avait essayé de s’attaquer à certaines de ces problématiques en utilisant des outils SAP traditionnels, tels que SAP Script et l’ABAP, au cas par cas et en faisant appel à une équipe de développement externe, mais cela leur demandait trop de temps.
Solution
Siemens a lancé un projet d’automatisation pour répondre à ces problèmes de reporting. Ils ont finalement décidé d’utiliser la solution Compleo de Symtrax, parce qu’ils l’ont trouvée « productive, efficace et proposant un bon rapport qualité/prix » comparée aux autres offres disponibles.
Ils ont acheté des licences pour plusieurs modules Compleo Supervisor (l’outil d’automatisation de Symtrax) afin de fournir flexibilité et puissance et s’assurer ainsi que, malgré des volumes importants, le reporting ne s’arrête jamais de fonctionner. Ils utilisent aujourd’hui un module pour chacune de leurs business units majeures. Par ailleurs, ils ont acheté une licence Compleo Explorer qui leur permet de créer des modèles de répartition des rapports selon les besoins. Grâce à ce module, ils peuvent aussi convertir ces rapports en fichiers Excel pour révision ou encore combiner ceux de plusieurs systèmes en un fichier CSV pour l’importer dans la base de données SQL. Les fichiers Excel qui sont créés sont automatiquement envoyés par e-mail aux fournisseurs appropriés (auparavant, il leur fallait 3 jours pour compiler et envoyer ces fichiers).
Selon Alecia, «Avec Compleo, nous avons beaucoup plus de contrôle sur le reporting. Nous trouvons encore de nouvelles utilisations du logiciel. Au sein des différentes business units, on parle de plus en plus de cet outil de reporting unique et on me contacte afin d’aider à le mettre en place pour de nouvelles utilisations. Sa flexibilité nous a permis de programmer certaines tâches de reporting hors des heures de travail tandis que nous étions toujours capables de faire face aux rapports qui devaient être traités durant la journée. »
Avantages de Compleo pour SAP
Pour Alecia, « Siemens a réalisé une économie de temps conséquente grâce à Compleo. L’automatisation des rapports a libéré du temps pour nettoyer les données et avoir des rapports plus précis dans le système, ce qui a simplifié les processus d’affaires. Compleo est une solution rapide, faisant preuve d’un bon rapport qualité-prix et qui automatise nos besoins en reporting de données. Avec Compleo, la création des rapports engendre moins de coûts, de temps et d’efforts. » D’après elle, la solution a été facile à installer et à utiliser. Il a fallu environ un mois pour résoudre les problèmes d’autorisations internes et quelques semaines supplémentaires pour construire quelques modèles et les mettre en production. « J’ai été très satisfaite de l’équipe de support de Symtrax. Nous avons effectué un audit de sécurité l’année dernière et Symtrax a coopéré avec nous pour s’assurer que Compleo correspondait aux exigences d’un audit très approfondi. »
A propos de Siemens
Siemens est un leader international en électronique et ingénierie électrique. L’entreprise opère dans les secteurs de l’industrie, de l’énergie et de la santé. Depuis plus de 160 ans, Siemens s’est bâti une solide réputation grâce à son innovation de pointe et à la qualité de ses produits, services et solutions. Avec plus de 405 000 employés dans 190 pays, Siemens a enregistré un chiffre d’affaires mondial de 102,9 milliards de dollars en 2010.