Axens accélère sa transformation numérique grâce à Compleo Invoice Platform

Axens, acteur majeur dans le secteur de la pétrochimie, a entrepris un projet de transformation numérique majeur pour accompagner sa croissance, tant en France qu’à l’international. Cette démarche stratégique, accélérée par la pandémie COVID-19, vise à renforcer la maturité numérique de l’entreprise pour répondre aux nouvelles attentes (télétravail, continuité de service, etc).

Passage à la facturation électronique

Pour les grandes entreprises, l’adoption de la facture électronique vise à automatiser les processus, à intégrer les données de manière transparente et à améliorer la gestion des factures. Cette transition vers le numérique se traduit par une augmentation de l’efficacité des entreprises et génère des économies de temps et d’argent considérables.

Motivations initiales 

Dans le cadre de cette transition, les départements informatiques et financiers d’Axens ont fait le choix de remplacer la facturation fournisseur traditionnelle, basée sur des processus papier (saisie manuelle dans SAP) par une réception entièrement automatisée et sécurisée des factures. L’objectif principal consistait à uniformiser les procédures de facturation tout en facilitant les tâches quotidiennes des comptables et des gestionnaires.

Le choix de la solution Compleo Invoice Platform (CIP)

Axens souhaite désormais automatiser la réception des factures fournisseurs, intégrer les données de facturation dans SAP, et concilier les commandes et les bons de livraison via une interface unique, permettant une vérification en temps réel.

Axens s’est alors tourné vers la toute nouvelle solution de facturation électronique développée par Symtrax, la solution Compleo Invoice Platform (CIP).

Les points clés de la solution pour :

La réception : 

• Récupération de factures et pièces jointes à partir d’une boîte email générique ;
• Transmission des factures au destinataire concerné (comptable, achat.. )
• Réception multicanal/omnicanal des factures fournisseurs au format PDF par courrier électronique ou à partir d’un portail dédié..

La vérification : 

• Automatisation de la collecte et de la vérification des données de facturation par IA ;
• Rapprochement des factures avec les bons de commande et les documents de livraison ;
• Vérification des informations fournisseur (IBAN, adresse, identifiant, nom, etc…)

La validation: 

• Rationalisation et formalisation des processus de validation et d’approbation ;
• Validation des écarts de prix  et des différents taux de TVA ;
• Demande de création de BAP (Bon à Payer) et de contrôle d’entrée de marchandise (EM) ;
• Modification et confirmation des informations de paiements (IBAN).

L’intégration et archivage :

• Synchronisation par BAPI au logiciel comptable SAP (base de données fournisseurs) ;
• Intégration de la facture côté fournisseur dans l’ERP SAP, MIRO (avec PO) et FB60 (sans PO) ;
• Récupération des statuts après intégration dans SAP (Parked, Posted, Paid) ;
• Archivage des factures électroniques et de leurs pièces justificatives après leur traitement (factures, pièces de rapprochement, rapports et autres documents pertinents dans le cadre de la PAF).

Les objectifs et avantages anticipés :

Pour le service comptable :

• Diminution de la charge administrative et réduction des tâches à faible valeur ajoutée (saisie manuelle, échanges de mail pour validation etc.) ;
• Réduction des coûts et minimisation des erreurs ;
• Outil d’aide à la décision qui facilite le travail du comptable au quotidien grâce à une interface unique de gestion des factures ;
• Maintien de l’application comptable SAP tout en facilitant l’enregistrement et la saisie des factures dans l’ERP ;
• Amélioration de la qualité et de la traçabilité des bons à payer (circuit d’approbation pour la validation des écarts et autres motifs bloquant l’intégration de la facture) ;
• Promouvoir l’adoption généralisée des bons de commande.

Pour l’entreprise :

• Accélération de la maturité numérique ;
• Augmentation de son efficacité et de sa productivité ;
• Possibilité de proposer la solution aux filiales étrangères ;
• Préparation à la généralisation de la facture électronique en France
• Adoption d’une démarche plus écoresponsable.

Pour le service informatique :

• Standardisation des processus pour tous les bureaux (mise en place d’un outil commun) ;
• Assurer la traçabilité et la sécurité des données de facturation avec l’ERP SAP (BAPI, API).

Les différentes phases du projet

• Phase d’analyse (analyse des besoins et des ressources, workshop par chantier : réception, vérification, approbation et intégration)
• Phase de mise en œuvre
• Phase de test
• Go-live au 1^er janvier 2024

Les prochaines étapes

• Généralisation de la facture électronique (Factur-X) en émission ;

Axens a initié cette transition en sollicitant l’expertise de Symtrax pour se conformer aux exigences légales de l’Arabie Saoudite (ZATCA) en matière de facturation électronique. La solution Compleo Hybrid de Symtrax a répondu aux exigences d’un modèle décentralisé via la transmission des données de facturation à l’autorité fiscale par le fournisseur uniquement (obligatoires depuis le 1er janvier 2022) et la génération des factures électroniques conformes au format Factur-X, incluant toutes les données requises (QR code, identification unique…).

• Facturation électronique en Malaisie ;
• Peppol..

Une collaboration efficace avec les équipes Symtrax 

La mise en place de ce projet nécessite une préparation minutieuse avec la constitution d’une équipe dédiée et une évaluation approfondie des processus existants. En étroite collaboration avec les experts Symtrax, Axens a la possibilité d’adapter son système ERP (SAP) aux besoins de l’entreprise, d’encourager la formation des collaborateurs et de favoriser la conduite au changement de ses équipes. Ces éléments jouent un rôle déterminant dans la réussite de ce projet de dématérialisation.

Données du projet

Nombre d’employés : 2000 à travers le monde

Utilisation de SAP ECC6 depuis janvier 2019 (migration vers SAP S/4HANA en cours)

Modules concernés : *SD = Sales & Distribution ; MM = Material Management

SAP : 700 utilisateurs

Service comptable : 10 comptables

Deux sites en France : siège social (Rueil-Malmaison) et usine (Salindres) ;