Quelle était la situation?
Astrimmo est le GIE en charge du Système d’Information des sociétés France-Habitation et OGIF, filiales immobilières d’Astria. Il était à la recherche d’une solution simple d’utilisation afin de reformater les spools issus de l’ERP de gestion locative IKOS.
En effet, les documents créés étaient peu esthétiques, manquaient parfois de lisibilité et surtout étaient difficiles à maintenir en cas de modifications. Après avoir été mis en page, l’ensemble des documents était imprimé pour ensuite être trié à la main par groupe d’immeuble puis redistribué aux bonnes personnes.
Ce processus chronophage diminuait la productivité et ne permettait pas de fournir des documents d’une qualité suffisante.
Challenge: Améliorer la mise en page des documents pour moderniser l’image de la société en un minimum de temps.
Solution proposée par Symtrax
Grâce à la solution de gestion documentaire Compleo, Astrimmo peut maintenant améliorer le reformatage de ses spools sans aucun développement.
L’interface graphique est « simple à prendre en main » précise M. Delahaye et permet de modifier le design des documents facilement.
Le logiciel offre également la possibilité de réaliser automatiquement des tris complexes et des regroupements de documents permettant de gagner un temps considérable. Il scinde ainsi, en autant de paquets que nécessaire, les différents types de documents ce qui facilite le travail de redistribution aux gardiens, locataires ou propriétaires. Compleo est utilisé quotidiennement et a permis l’automatisation de la chaîne de distribution.
De plus, grâce à l’intervention d’un ingénieur clientèle Symtrax pour la formation des utilisateurs, d’autres applications ont été trouvées pour le logiciel. Compleo supervise une boîte email recevant les journaux de transaction de cartes bancaires puis « décroche », renomme et enregistre automatiquement la pièce-jointe dans un répertoire spécifique.
Bénéfices
Gain de temps
Le tri des documents qui représentait plusieurs heures de travail par groupe d’immeubles est maintenant instantané. « Ce système de tri complexe a été mis en place avec seulement un jour de développement. » souligne M. Delahaye
Qualité des documents
« Le logiciel est simple à prendre en main, sans développements. Les documents peuvent être rapidement améliorés, ils renvoient maintenant une image plus moderne de l’entreprise. »
Evolution de l’utilisation
Grâce à la formation à l’utilisation des différents modules, de nouvelles applications ont été trouvées. Des projets supplémentaires de mise en forme vont être effectués pour répondre aux besoins des gestionnaires.
A propos d'Astria
Astria c’est: 115000 logements en Île-de-France, 109 résidences spécialisées, 9500 places d’hébergement, 90000 réservations locatives, 7200 entreprises clientes, près de 65 000 ménages aidés, 14 implantations régionales, 2200 collaborateurs.
Avec les fonds que lui confient les entreprises, Astria octroie des prêts immobiliers, finance la réservation de logements sur l’ensemble du territoire, apporte des conseils en financement, accompagne la mobilité professionnelle. Ses participations dans de nombreuses autres sociétés du logement social, lui permettent de répondre aux besoins de ses clients où qu’ils soient.