Challenge
Le besoin initial de Bevego était de remplacer un système de télécopie centralisé qui n’était plus en maintenance. L’entreprise s’est appuyée sur ce système de télécopie automatisé pour envoyer et confirmer les bons de commande et les duplicatas de factures. C'était l'objectif initial en 2010 lorsqu'ils ont entendu parler de Symtrax par leur consultant IBM I. Compleo offrait une réponse rapide et facile pour transmettre les spools IBM System à un système Fax Core basé sur Windows. Compleo a la capacité technique de capturer le document texte et de l'améliorer en un PDF d'aspect professionnel avec un ensemble spécial d'instructions, telles que le numéro de fax et l'ID du destinataire.
«Nous devons faxer plus de mille pages par jour à nos fournisseurs et clients. L'architecture Compleo est parfaitement située entre nos applications de traitement ERP et PC.".
Peter Nilsson, Responsable Informatique chez Bevego
Il y a un an, le département IT a proposé d'améliorer l'efficacité des applications de backoffice, comme la distribution quotidienne des factures. Les utilisateurs financiers avaient des exigences strictes en termes de sécurité et de traçabilité. «Nous avons ressenti une certaine réticence à passer à la distribution électronique de documents sensibles», explique Peter Nilsson, «mais les demandes croissantes de nos clients de recevoir des factures par courrier électronique nous ont encouragés à aller de l'avant».
Solution
Bevego a découvert que Compleo avait beaucoup plus de capacités que ce dont il avait besoin à l'origine. Une large gamme de fonctions standard pour traiter et distribuer tous types de documents fait partie du produit. Le processus de facturation électronique exigeait de diviser le gros lot en autant de fichiers PDF que de clients, d'ajouter des conditions générales et de décider d'imprimer ou d'envoyer un e-mail en fonction des paramètres du client. "Configurer le modèle avec le soutien d'un ingénieur Symtrax était une question d'heures", a souligné Peter Nilsson, "nous avions bien exprimé nos exigences et leur mise en œuvre avec Compleo ne nécessitait pas de programmation spécifique."
«Lorsque nous avons décidé de mettre en service, nous avons demandé l'assistance de Symtrax pour sécuriser le déménagement. J'ai découvert qu'il était plus avantageux pour nous d'accéder à une assistance en ligne fournie par un spécialiste au moment opportun, plutôt que de demander une assistance sur site. C’est un excellent moyen de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité », a ajouté Peter Nilsson.
Avantages de l'utilisation de Compleo
Le département IT a désormais étendu l'utilisation de Compleo à la plupart de ses documents commerciaux sortants, quel que soit le canal de distribution. Les utilisateurs professionnels de Bevego bénéficient également d'un accès à un référentiel de documents Web. Il peut être utilisé par le service comptable pour récupérer et envoyer par courrier électronique un duplicata d'une facture demandée, ou par le service logistique pour accéder aux rapports de stock.
À propos de Bevego
Bevego est un grossiste et une société commerciale leader en Suède dans le domaine de la tôle d'acier de construction, de la ventilation et de l'isolation technique sur le marché professionnel. La société a été fondée en 1994 et fait maintenant partie du groupe mondial Saint Gobain.