Le besoin de gagner en simplicité
Challancin est client symtrax depuis 2006 pour la mise en forme et la distribution des factures et fiches de paie.
Avant l’achat de la solution Compleo, la gestion des impressions de factures et des bulletins de paie était faite sur une imprimante IBM de type matricielle. Une gestion des stocks de pré-imprimés était nécessaire et l’archivage de l’ensemble des documents dans différents classeurs était réalisé manuellement.
L’installation de Compleo a permis de réaliser des gains de temps mais également une baisse des coûts.
En 2012, Challancin étend son utilisation de la solution afin de répondre à des demandes de certains clients pour de l’échange de factures en mode EDI, l’entreprise a ainsi acquis le module Compleo for XML. Ce module génère un flux XML à destination de leurs clients pour qu’ils puissent récupérer automatiquement les informations nécessaires aux traitements des factures.
Une solution pour répondre à l'obligation Chorus Pro
Depuis le 1er Janvier 2017 Challancin a l’obligation de déposer les factures à destination de ses clients publics sur le portail en ligne Chorus Pro.
Cette obligation nécessite de s’adapter techniquement à la transmission de factures électroniques et implique des changements de processus. En effet, avec environ 150 factures envoyées par mois le dépôt manuel n’était pas envisageable.
Système informatique :
Le siège social de Saint Ouen (93) héberge l’intégralité du système informatique. Challancin travaille sur plateforme IBM de type AS400 pour la partie gestion et possède plusieurs serveurs en virtualisation pour le reste de ses applicatifs.
Une mise en place sur mesure
Pour envoyer automatiquement des factures sur le portail Chorus Pro, il faut mettre en place un flux qui déposera des fichiers XML spécifiques.
Un consultant symtrax a donc d’abord analysé les différents types de documents à transmettre (factures, avoirs…) afin de vérifier s’ils contenaient toutes les informations indispensables à leur traitement.
« La très bonne qualité d’écoute des consultants et leur grande disponibilité ont permis l’avancement du projet. »
Philippe Dermin, Directeur des Systèmes d’Information
Chaque document à déposer doit être dans un format standard imposé par Chorus Pro.
Suite à l’étude des documents, les informations manquantes sont ajoutées et des fichiers XML respectant le format pivot sont développés. La connexion au portail est ensuite effectuée avec Compleo via l’API Chorus Pro afin de pouvoir déposer automatiquement factures et avoirs.
La connexion et le dépôt sont testés pendant plusieurs jours afin de vérifier que les documents soient bien traités par la plateforme. Cette phase de tests permet d’identifier les modifications à effectuer pour corriger d’éventuels problèmes.
Le suivi du traitement des factures est réalisé par interrogation de l’API Chorus Pro dans une interface utilisateur dédiée : Compleo Chorus Manager. Dans cette interface, les utilisateurs consultent et visualisent les factures et ils peuvent également les trier en fonction de plusieurs critères et ainsi connaitre le détail et l’historique de chaque facture (ou avoir).
« La solution logicielle Compleo est simple d’utilisation car elle propose une interface conviviale pour les utilisateurs. De plus, la mise en œuvre est rapide grâce à l’expertise des consultants. »
Philippe Dermin, Directeur des Systèmes d’Information
Groupe Challancin
Challancin est une entreprise spécialisée dans les métiers de la propreté, de la sécurité, de l’accueil et du multiservice.
Fondée en 1933, le groupe occupe la 8e place du classement 2019 des 70 premières entreprises de propreté de France du magasine Services.
La société compte pas moins de 9000 collaborateurs, répartis dans 18 bureaux régionaux, au plus proche de ses clients.
En 2019 Challancin a généré un chiffre d’affaire de 250 M€ et prévoit d’atteindre 275 M€ en 2020.