D’une organisation traditionnelle de la paie…
Chaque mois, les bulletins de paie étaient générés, puis imprimés un par un afin d’éviter qu’ils ne s’empilent dans l’imprimante accessible à tous. Ils étaient ensuite mis sous enveloppe puis distribués de la main à la main aux employés pour garantir la confidentialité. Cependant, une partie des effectifs, est souvent en déplacement. Ils récupèrent leurs bulletins à leur retour de mission, parfois plusieurs semaines après la fin du mois.
... A la distribution électronique des bulletins.
Le service RH souhaitait la distribution électronique du bulletin de paie pour laisser le soin à chaque employé de le stocker selon sa convenance. « Du fait de notre activité, nous sommes déjà habitués à la dématérialisation de divers processus comme les factures et congés payés. Etendre cela aux bulletins de paye était une suite logique. Notre solution Compleo étant indépendante des applicatifs paye, il nous a été facile de la mettre en œuvre. Il était important pour nous que :
- les salariés aient un accès direct aux bulletins de paye
- la confidentialité du contenu du bulletin soit respectée et restreinte au salarié lui-même
- la consultation du bulletin ne nécessite pas une connexion particulière et qu’il puisse être lisible même depuis un téléphone portable
- L’intégrité du bulletin soit assurée afin de garantir son authenticité et sa provenance. »
La solution
Un lien communiqué individuellement par email, qui permet de consulter le PDF signé et horodaté, avec ouverture sécurisée par mot de passe, et qui est stocké sur un serveur de l’entreprise ou dans le cloud.
La distribution des bulletins de paie par email a été mise en place sans modification des habitudes de travail existantes. Les bulletins de paie des employés sont créés via le logiciel standard Sage i7 version 7.20. Et au lieu d’être imprimés, Compleo notifie les employés de la mise à disposition du bulletin sur leur adresse email personnelle.
Ils reçoivent ainsi un lien unique sécurisé sur lequel ils n’ont qu’à cliquer. L’intérêt de ce processus : pas de pièce jointe dans l’email, donc pas de risque de piratage, et des emails de faible poids qui ne seront pas bloqués par le fournisseur internet.
«L’ouverture du PDF nécessite la saisie d’un mot de passe composé par des informations personnelles qui sont dans le bulletin et que seul le salarié peut connaître. Ce mot de passe n’est jamais communiqué, il est déduit par l’employé.»
« Dans notre cas, nous avons choisi les 3 derniers chiffres du n° de sécurité sociale plus les 3 derniers chiffres du matricule du salarié. Le mot de passe n’est pas calculé ou stocké, donc le service RH n’est pas sollicité pour réinitialiser un mot de passe perdu.»
Le PDF est horodaté et comporte une signature électronique afin d’assurer son authenticité. Les propriétés du bulletin de paie émises par Sage sont insérées dans le PDF afin de garantir sa traçabilité.«Côté RH, un accès sécurisé via le web permet de bénéficier de formulaires de recherche qui font gagner du temps par rapport à la recherche traditionnelle des documents papier. Si un employé ou ex employé nous demande de lui fournir une copie d’un bulletin, nous lui réacheminons le lien correspondant en un clic.»
Les bénéfices de la dématérialisation des bulletins de paie
Les bénéfices côté salariés :
- Accessible à distance,
- Facile à dupliquer/transmettre,
- Document protégé
Les bénéfices côté employeur :
- Réduction des coûts,
- Gain de temps,
- Traçabilité,
- Archivage simplifié,
- Indépendance du système de paie
Ce processus est conforme à la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures.