Christophe Gaudin
Responsable Informatique
Clients depuis 2006, M. Cédric Pommez, ERP Support technique et M. Christophe Gaudin, Responsable informatique d’Hutchinson nous partagent leur expérience avec la solution de gestion documentaire Compleo et les raisons de la pérennité de cette relation.
La suppression des impressions comme premier besoin
Au départ tous les documents étaient produits depuis l’ERP grâce à des spools au format texte pour ensuite être envoyés à des imprimantes matricielles. Ils devaient être reformatés pour être correctement disposés sur du papier pré-imprimé. A chaque changement de version ou évolution intermédiaire de l’ERP tous les documents devaient à nouveau être retravaillés.
Afin de gagner du temps et de réduire les coûts de maintenance et de consommables, M. Gaudin a choisi de déployer Compleo après avoir étudié plusieurs solutions d’éditique. En effet, il a été séduit par l’approche de Symtrax qui était de simplifier les interfaces avec ses systèmes IBMi et de prendre facilement en charge des variables, ce qui convenait bien à la problématique multi environnements d’Hutchinson.
Une solution de gestion documentaire évolutive et multi environnements
La solution Compleo a d’abord été déployée sur un premier site dans le but d’améliorer l’esthétique des documents et d’éviter les impressions en privilégiant les envois par email. Dans une volonté de standardisation, le projet a commencé avec l’adaptation des spools AS/400 pour améliorer et faciliter le traitement sur le long terme. Une fois cette phase terminée, la mise en page et la modernisation des documents ont été réalisées rapidement grâce au module Compleo Layout. Parmi les premiers formulaires traités par Compleo, on trouve notamment les commandes d’achat, les bons de livraison ou les ordres de fabrication, tous indispensables à l’activité d’Hutchinson.
Compleo a ensuite été déployée sur 7 autres sites géographiques, ce qui représente une dizaine d’environnements ERP. En 10 ans, plus de 150 formulaires ont été réalisés en suivant la mise en place des ERP sur les différents sites : de 2 sites de départ à 10 sites à ce jour. Les formulaires gérés quotidiennement vont de l’édition simple pour les bons de réception par exemple, jusqu’à des éditions plus complexes comme pour les étiquettes d’expédition, différentes en fonction de chaque client.
« Au fil du temps Compleo a réussi à suivre les évolutions de l’entreprise aussi bien en termes de volume que d’infrastructure. La solution nous a permis d’atteindre notre objectif de déployer plus rapidement nos sites avec un minimum d’interventions techniques. »
Christophe Gaudin, Responsable Informatique
Une gestion efficace des traitements documentaires
Aujourd’hui, seulement 2 à 3 personnes du service informatique utilisent Compleo car la solution est complètement transparente pour les utilisateurs finaux. Ils émettent leurs demandes dans l’ERP, Compleo intercepte et convertit ensuite les spools automatiquement. Le point fort de la solution est d’ajouter des informations issues d’une base de données pour variabiliser l’ensemble des documents. Compleo insère ainsi des données complémentaires qui n’étaient pas présentes initialement dans les spools.
Au total la solution traite environ 15 000 documents par an dont certains sont parfois très conséquents. Par exemple, Compleo enrichit les spools d’origine avec les liens documentaires des fichiers à joindre au dossier de fabrication. La solution fait ensuite la fusion du document initial avec les documents liés ce qui permet d’obtenir des liasses documentaires complètes et de les historiser dans le système de fichiers d’Hutchinson.
De la modernisation à l’industrialisation de la gestion documentaire
Compleo dispose d’un fonctionnement en mode base de données afin de mettre en place un système de répartition de charge (load-balancing) mais également de backup en cas de problème technique sur un site. L’architecture évolutive et sécurisée permet ainsi de garantir la continuité d’activité indispensable à Hutchinson. M. Gaudin précise que « la solution est pérenne et fiable, elle est une partie intégrante de notre plan de reprise d’activité. En cas de panne d’un serveur sur un site on peut rapidement transférer les traitements documentaires sur un autre afin de ne pas impacter les utilisateurs ».
Les avantages liés à l’utilisation de Compleo sont donc nombreux toutefois le plus important reste le gain de temps lors des évolutions de version d’ERP réalisée chaque année.
Auparavant, à chaque changement de version, l’équipe informatique devait reprendre l’ensemble des programmes, tester, valider les spools sortants et les modifier en cas d’erreur. Aujourd’hui, les spools générés par la nouvelle version sont repris et adaptés avec Compleo en très peu de temps.
M. Gaudin estime un gain d’une trentaine de jours-hommes par an : environ vingt pour l’adaptation et le développement et une dizaine de jours de tests. « C’est un ROI significatif en terme technique mais il y a d’autres avantages, nos documents sont maintenant modernes, complets et entièrement dématérialisés. »
Afin de poursuivre l’industrialisation de sa production documentaire Hutchinson se tourne aujourd’hui vers l’utilisation du format XML. Symtrax l’accompagne dans cette transition grâce à son module Compleo Designer. M. Gaudin a pour objectif de moderniser toutes les fonctions périphériques à l’ERP car le XML est plus facile à manipuler grâce aux balises permettant d’identifier la donnée. A terme, tous les documents critiques tels que les ordres de fabrication, les commandes d’achat ou les bons de livraison seront traités au format XML pour plus d’efficacité.
Périmètre :
- Client Compleo depuis 2006
- Déploiement de la solution sur 10 environnements ERP répartis sur 8 sites géographiques
- Environ 15 000 documents traités par an
- Plus de 150 formulaires réalisés
- Architecture en mode base de données avec la mise en place d’un backup
Les bénéfices en bref :
- Réduction des coûts de maintenance et de consommables grâce à la suppression des imprimantes matricielles
- Amélioration de l’esthétique et dématérialisation des documents
- Economie de 30 jours-hommes par an à chaque évolution de version de l’ERP
A propos Hutchinson
Hutchinson est un groupe international français qui fabrique et commercialise des produits issus de la transformation du caoutchouc, destinés principalement aux industries automobile et aérospatiale.
Depuis plus 160 ans, il accompagne ses clients dans le monde entier grâce à son rayonnement international et son intervention sur toutes les étapes du processus de production. Le groupe développe sans cesse de nouvelles innovations pour participer à l’évolution de la mobilité.