Voici maintenant quelques années, la centrale d’achats des magasins Intersport faisait l’acquisition de Compleo. “Nous ne connaissions pas du tout Symtrax, mais nous utilisions la suite comptable Anael et c’est son éditeur GEAC qui nous a conseillé de nous procurer Compleo : c’était le produit qu’il nous fallait pour reformater nos fichiers spools”, raconte Marie- Annick Lobjois, chef des Services Comptables du groupe Intersport.
Sitôt Compleo installé, une formation de deux jours a été nécessaire : “Cinq ou six personnes y ont participé, dont moi-même ; ce qu’on y a appris a été amplement suffisant pour maîtriser les bases du découpage de fichiers spools”. A l’issue de la formation, les principales fonctionnalités de Compleo sont acquises. Marie-Annick Lobjois s’en félicite: “Je sais reformater des fichiers spools simples, j’ai appris à faire des redistributions de données... Dans la plupart des cas, je sais très bien me débrouiller !” Mais tous les fichiers spools ne sont pas simple... Certains contiennent des informations précieuses qui ne sont pas forcément très ordonnées. Et rapidement, la réalisation de formats d’import adaptés et qui fonctionnent devient un véritable casse-tête ! “Un jour, nous avons reçu un email de la part de Symtrax nous invitant à essayer un nouveau service : la création d’idf (ndlr : .idf est l’extension utilisée par Compleo pour désigner les formats d’imports). J’ignorais que cela existait, mais j’ai tout de suite réalisé que nous avions besoin de cette aide ! J’ai immédiatement soumis notre problème au Support de Symtrax”, raconte MarieAnnick Lobjois.
“Notre centrale d’achat collecte toutes les factures des fournisseurs pour le compte de nos clients, puis crée un document de synthèse : le “Journal d’achat”. La réception de ce journal d’achat permet au client de réclamer le remboursement de la TVA sur sa déclaration mensuelle. Initialement, le journal d’achat est une édition avec un format irrégulier. Il y a des pages ‘Facture’, des pages ‘Echéancier’ et d’autres d’imputation comptable. Le nombre de pages est variable, et la même édition comprend tous les clients listés les uns après les autres. Pour faciliter la lecture et l’utilisation du Journal, nous avons eu besoin d’éclater ce très long listing de 300 pages en autant de fichiers Excel qu’il y a de clients. Avec pour chacun trois feuilles Excel : Facture, Echéancier et Imputation” se souvient Marie-Annick Lobjois. Le format d’import à créer pour réussir une telle transformation demande du temps et des compétences que n’ont pas MarieAnnick Lobjois et son équipe. Dès qu’elle apprend l’existence du Service de création de formats d’imports, la responsable des Services Comptables contacte Symtrax : seulement trois jours après avoir envoyé le fichier spool d’origine et le descriptif du résultat attendu, elle reçoit le format d’import. “Ça a marché du premier coup, il a juste fallu réajuster un peu la largeur des colonnes”, explique Marie-Annick Lobjois.
Les bénéfices sont immédiats : les clients sont ravis. Dorénavant, ils reçoivent le journal des achats dès qu’il est édité par la Centrale (le format d’import inclut un envoi automatique par e-mail) et peuvent même intégrer directement les données dans leur logiciel comptable à partir du fichier qui leur a été envoyé puisqu’il est au format Excel ! Marie-Annick Lobjois salue la grande réactivité de Symtrax pour la création de ce format d’import qui leur a tant simplifié la vie. Ses clients en redemandent ! Aussi elle pense contacter prochainement Symtrax... pour une nouvelle création de format d’import !
A propos d'Intersport
Intersport est le n°1 mondial de la distribution d’articles de sport, avec 4700 magasins répartis dans 25 pays. Né en 1924 sous le nom de La Hutte, Intersport accélère encore son développement aujourd’hui : plus de 60 nouveaux points de vente ont été créés ces trois dernières années. Son informatique, sa logistique et sa centrale d’achats puissantes, au service des magasins, participent à la réalisation d’un ambitieux programme de développement qui fait d’Intersport un acteur dynamique et incontournable sur son marché.