Quelle était la situation ?
Le CIVA récolte tous les mois de nombreuses données car chaque mouvement de produits liés à la viticulture (vente de raisins, bouteilles…) doit être déclaré auprès des douanes, et donc auprès de l’Interprofession. L’ensemble de ces données est stocké dans son ERP métier sur AS400.
Auparavant, les différentes factures émises: cotisations sur les ventes, achats de matériel publicitaire… étaient générées directement à l’aide d’un traitement AS400 et envoyées sur des imprimantes matricielles. Elles étaient imprimées sur papier en continu et comportaient régulièrement des problèmes de mise en forme surtout au niveau des tableaux.
Challenge
Le CIVA souhaitait améliorer son processus de création et d’impression de factures en convertissant ses spools AS400 en PDF. Le but final était d’offrir des documents de meilleure qualité mais également de pouvoir utiliser des imprimantes « classiques » plus simples à paramétrer et moins coûteuses.
Solution proposée par Symtrax
A partir des spools AS400, le module Layout a permis de réaliser des fonds de page pour les factures améliorant ainsi la présentation des tableaux. Chaque mois, les factures sont maintenant mises en forme puis converties en PDF.
Ces PDF sont stockés dans un dossier et imprimés pour être mis sous plis. Le stockage des factures au format PDF permet une recherche plus simple et surtout donne la possibilité de réimprimer une seule page en particulier plutôt que l’ensemble.
De plus, depuis 2010 le CIVA entreprend un grand chantier de dématérialisation de ses documents en commençant par la télédéclaration des informations sur un portail.
A terme, lorsque tous les professionnels seront équipés, la télédéclaration deviendra obligatoire. Le CIVA étendra ainsi son utilisation de la solution Compleo en envoyant ses factures par email.
Bénéfices
Réduction des coûts
L’installation de Compleo a fortement diminué le coût des impressions en supprimant l’achat plus coûteux de papier listing pour les factures et en réduisant l’utilisation des imprimantes matricielles maintenant vouées à disparaître.
Réactivité du service client
« Client depuis des années, nous avons pu constater que l’équipe support a toujours su trouver les solutions adaptées à nos besoins.»
Qualité des documents
"Le design des documents est plus professionnel car ils sont créés à l’aide de fonds de page pré établis et non plus imprimés sur papiers spécifiques. Nous obtenons ainsi des tableaux de meilleure qualité. Et des documents de qualité sont importants pour véhiculer une bonne image du CIVA." souligne M. Wolff.
A propos du CIVA, Conseil Interprofessionnel des Vins d’Alsace
Il assure 4 missions:
procéder à toutes études sur la production et la commercialisation des vins d’Alsace et centraliser à cet effet toutes statistiques et tous renseignements d’ordre technique, économique et pratique,
apporter aux producteurs, coopératives vinicoles, négociants, courtiers et commissionnaires, toute assistance technique et pratique utile pour l’amélioration du vignoble et de la qualité des vins d’Alsace,
faciliter les relations entre producteurs et négociants en assurant la transparence des marchés, et en prenant le cas échéant les mesures de régulation prévues par le code rural et la réglementation européenne,
informer les consommateurs, en particulier les consommateurs étrangers, de la qualité des vins d’Alsace et développer l’exportation de ces vins.