C’est à la suite d’une réunion utilisateurs ID400 que les Grandes Distilleries Peureux ont découvert pour la première fois Symtrax et sa solution Compleo.
A la recherche de plus d’autonomie pour l’édition de documents
En forte croissance, les Grandes Distilleries Peureux étaient à la recherche d’une solution leur permettant de personnaliser leurs factures en fonction du client avec des données issues de leur ERP ID400. Le développement de leur activité a créé de nouveaux besoins documentaires auxquels il était difficile de répondre. En effet, la grande dépendance à l’éditeur de l’ERP pour la modification des documents ainsi que les délais de réalisation parfois longs ne donnaient pas la flexibilité attendue pour suivre l’activité, notamment à l’export.
L’objectif était simple : acquérir plus d’autonomie dans la création et personnalisation des factures afin de s’adapter plus rapidement aux nouvelles contraintes réglementaires.
Une mise en forme des documents simplifiée et automatisée
Compleo a en premier lieu permis de personnaliser les factures selon les destinataires. Les factures sont complétées avec diverses informations, telles que :
- Des commentaires spécifiques selon l’achat
- Des indications sur la conservation des produits
- Des documents liés à la législation du pays de destination…
La solution crée automatiquement les liasses documentaires nécessaires pour l’exportation en utilisant les flux de données d’ID400. Compleo discrimine également leur envoi en fonction des données présentes, par exemple si l’email est renseigné, elles seront distribuées électroniquement plutôt que par courrier.
Chaque mois, Compleo traite ainsi de manière automatisée plus de 600 factures pouvant compter jusqu’à 10 pages, et autant de bons de préparation et de bons de livraisons. M. Gonon-Marquet – Responsable informatique – nous précise qu’il est le seul utilisateur de la solution « car tout est automatisé et qu’elle est complètement transparente pour les collaborateurs ».
De la transformation de documents à la mise en place de flux de donnée en XML
Les Grandes Distilleries Peureux ont récemment investi dans un nouveau système de stockage vertical Modula qui doit communiquer avec leur ERP. Au-delà de la mise en forme des documents, Compleo est donc également utilisé pour transmettre des informations au format XML à ce magasin automatique.
Les bons de préparation sont ainsi engendrés par l’ERP puis transformés automatiquement en fichier XML par Compleo pour qu’ils puissent être interprétés par le serveur Modula qui pilote la machine. Le stockeur récupère ensuite la marchandise pour la mettre à disposition des opérateurs.
Grâce à l’étendue de ses fonctionnalités, Compleo est donc utilisé pour répondre aux besoins de plusieurs services de l’entreprise : Comptabilité, Production, Logistique…
Le choix de Compleo pour son ergonomie et son efficacité
M. Gonon-Marquet salue « la facilité de prise en main de l’outil notamment pour la personnalisation des documents issus d’ID400 ». Compleo lui permet d’être entièrement autonome dans la gestion des documents ; les ajustements et modifications se font sans avoir besoin de faire appel au service de développement d’un prestataire.
La solution permet une plus grande réactivité et facilite le travail en flux tendu pour répondre aux évolutions et besoins de l’entreprise. Par exemple, suite à la commande du nouveau système de stockage, il a fallu rapidement mettre en place la communication en XML pour l’intégrer à l’architecture IT existante. Cela a été possible grâce à la versatilité de Compleo et l’efficacité des équipes Symtrax.
« Le consultant Symtrax a été très professionnel, tant au niveau de la clarté de la formation donnée que du travail qu’il a effectué. Notre demande n’était pas simple et il y a parfaitement répondu. »
Matthieu Gonon-Marquet – Responsable informatique
Périmètre du projet :
- Client depuis 2016
- Architecture IT : ERP ID400 (AS/400)
- Types de documents : factures, bons de préparation, bons de livraisons…
- Nombre de documents : ~1800 par mois
Bénéfices en bref :
- Adaptabilité de la solution pour répondre à plusieurs besoins : personnalisation de documents, automatisation des processus, flux XML…
- Gain de temps et réduction des coûts de développements
- Ergonomie de l’outil et prise en main simple en toute autonomie.
A propos
Fondée en 1864 à Fougerolles-Saint-Valbert, les Grandes Distilleries Peureux sont aujourd’hui le premier producteur mondial d’eaux-de-vie et leader mondial de la macération de fruits. L’entreprise de plus de 80 salariés réalise environ 60% de son chiffre d’affaires à l’exportation.