En 2016, LUGAND ACIERS a fêté ses 70 ans d’activité au cœur de la « Plastic Vallée ». Au fil des années, le groupe a accompagné le développement des acteurs de la plasturgie et de la mécanique, en leur apportant des solutions innovantes en termes de services et de produits. Il est maintenant fort de 180 collaborateurs experts techniques.
Ses partenariats privilégiés avec des acteurs majeurs de la sidérurgie, tels qu’Aubert & Duval et son implantation en Europe renforcent sa position de 1er distributeur d’aciers spéciaux et d’alliages en Europe.
Le contexte
Lugand Aciers disposait d’une solution vieillissante pour générer des documents au format PDF qui étaient ensuite distribués à leurs clients. Une imprimante virtuelle créait les PDFs grâce à un logiciel développé en interne (IP1) et basé sur leur AS400 pour ensuite être stockés dans une arborescence Windows. Les documents destinés à l’impression étaient envoyés au format AFPDS à des imprimantes laser gérant des flux IPDS.
Le besoin
La recherche d’une nouvelle solution a été déclenchée par plusieurs besoins :
- Rendre le processus de génération des PDFs moins rigide afin de faciliter leur modification et évolution.
- Se passer des licences IPDS sur les imprimantes afin de réaliser d’importantes économies lors du renouvellement du parc d’imprimantes.
- Et surtout, résoudre les problèmes de diffusion des PDF par email, les documents commerciaux n’arrivaient pas dans les boîtes de réception des clients.
La solution
Afin de répondre aux divers besoins de Lugand Aciers, plusieurs modules de la solution logicielle Compleo ont été installés. La mise en place de la solution a commencé avec le traitement des factures. Les spools AS400 sont maintenant mis en forme et envoyés par email grâce à Compleo Suite. Cela a permis de régler le problème des documents non reçus par les clients avec un bénéfice additionnel : le poids des pièce-jointes a fortement diminué passant de 560ko à 160ko ce qui représente un gain de place dans le stockage non négligeable.
L'autre bénéfice de l’utilisation de Compleo est la très grande souplesse que le logiciel offre dans la modification des documents ainsi que dans le routage des impressions. En effet, auparavant les factures pour l’entité Espagnole étaient imprimées en France puis envoyées par navette une fois par mois. Elles sont maintenant imprimées sur les différents sites au fil de l’eau ce qui réduit leur temps de diffusion et améliore la trésorerie grâce à des délais de paiement réduit. De plus, le format envoyé par Compleo est interprétable par n’importe quel type d’imprimante, les coûteuses licences IPDS seront donc supprimées au fur et à mesure du renouvellement des imprimantes.
La prochaine étape pour Lugand Aciers est de dupliquer la solution mise en œuvre pour les factures aux autres documents commerciaux de l’entreprise. Par ailleurs, Compleo sera également utilisé afin de créer des reportings pour l’ensemble de responsables commerciaux répartis sur toute l’Europe.
Les avantages de l’utilisation de Compleo
Une période de test pour éprouver la solution
La solution peut être entièrement testée avant tout achat définitif. M. Gagneret précise « Compleo nous a été recommandé par notre agent IBM. Après un premier contact, la solution a pu rapidement être installée et testée. C’était un essai convaincant ! »
Un logiciel intuitif favorisant l’autonomie
« Compleo est un logiciel intuitif disposant d’une interface bien faite. Après formation nous avons été capables de facilement travailler sur nos premiers documents. »
Une solution complète et robuste
Plus la solution est utilisée, plus les processus de l’entreprise sont améliorés grâce aux nombreuses fonctionnalités. Le retour sur investissement sera rapide; « Le logiciel est costaud, nous avons très peu de problèmes depuis sa mise en place et le service support nous permet de continuer à progresser dans son utilisation ».