MPH1865 assainit sa gestion de documents avec Compleo Hybrid

MPH1865, une ETI spécialisée dans la production de produits d’hygiène, faisait face à des défis considérables, notamment le traitement manuel d’un grand nombre de documents papier et un processus de signature des bons de commande contraignant. Face à ces problématiques, l’entreprise recherchait une solution capable d’automatiser et optimiser sa gestion documentaire ainsi que d’améliorer significativement son efficacité opérationnelle.

Une transformation numérique réussie avec Compleo Hybrid

En réponse à ces défis, MPH1865 a entrepris une transformation numérique majeure en optant pour les solutions Compleo Hybrid de Symtrax : Compleo WebSign pour la signature électronique et Compleo Form Review pour la gestion et l’archivage des documents. Cette décision stratégique s’est révélée être un véritable catalyseur de réussite.

Compleo WebSign : dématérialisation du processus de signature

L’entreprise MPH1865 souhaitait automatiser le processus de signature des documents, en particulier les bons de commande. Auparavant, les validations clients se faisaient par email ou fax, nécessitant une intervention manuelle pour changer le statut des commandes dans l’ERP, ce qui rendait le processus laborieux et entraînait des délais de traitement trop importants.

La société s’est alors tournée vers la solution Compleo Websign pour dématérialiser ce processus. Une fois qu’un bon de commande est saisi dans leur ERP (SAGE X3), il est automatiquement déposé dans la plateforme qui l’envoie au client pour signature. Lorsque le client signe électroniquement le document la commande change de statut dans l’ERP sans intervention manuelle.

Les commandes PDF signées électroniquement par les clients sont ensuite automatiquement converties en fichiers CSV, permettant une intégration directe dans l’ERP.

De plus, lors de la signature, le client peut ajouter un commentaire, lequel est automatiquement transmis au service Après-Vente (ADV) de MPH1865. Grâce à cette fonctionnalité, les équipes ADV peuvent traiter 80% des commandes sans intervention manuelle, ce qui leur permet de se consacrer davantage aux commandes avec commentaires qui nécessitent une attention particulière (20% de la volumétrie, suivant la fameuse loi de pareto).

Ce processus automatisé a ainsi fluidifié la procédure et a permis de réduire considérablement le temps de traitement des commandes et les erreurs liées à la saisie manuelle.

Forte de cette expérience réussie avec les solutions Symtrax, MPH1865 a décidé de poursuivre sa démarche d’optimisation de la gestion documentaire en intégrant Compleo Form Review.

Compleo Form Review : optimisation de la gestion documentaire

Dans un deuxième temps, MPH1865 a mis en place Compleo Form Review et Compleo Archivor, pour le traitement de ses documents, notamment les bons de réception et CMR (documents de transport). Grâce aux solutions Compleo, tous ces documents sont désormais scannés, traités et archivés électroniquement.

La solution Compleo Form Review récupère et extrait les données des documents papier grâce à l’intelligence artificielle. Les informations, telles que les noms des clients, les numéros de commande et les montants des factures, sont automatiquement extraites et intégrées directement dans l’ERP de l’entreprise MPH1865.

La mise en œuvre de Compleo FormReview a permis de gérer efficacement un flux de documents considérable, estimé entre 1000 et 1500 commandes par mois. Emeric Guillermain, Directeur Supply Chain et Systèmes d’Information chez MPH1865 estime que la reconnaissance des documents est extrêmement précise :

« Le taux de reconnaissance des documents scannés est de 100% pour les PDF et de 90-95% pour les documents manuscrits ce qui nous assure une grande fiabilité. »

Ces documents sont ensuite stockés dans la solution Compleo Archivor de Symtrax, mettant fin à l’archivage papier et la dépendance aux classeurs physiques. La mise en place de contrôles croisés entre les bases de données de l’entreprise et Compleo Archivor garantit que tous les documents sont bien scannés et archivés. De plus, la solution répond aux exigences légales en matière de conservation des documents pendant 10 ans.

L’extraction des données joue également un rôle crucial dans le processus d’archivage. En effet, les métadonnées extraites des documents servent de base à leur classement et à leur indexation, facilitant ainsi la recherche avancée et la consultation ultérieure par les utilisateurs.

Des avantages considérables grâce à Compleo Hybrid

La combinaison des solutions Compleo FormReview et Compleo WebSign a permis à MPH1865 de réaliser des gains significatifs en termes de temps et d’efficacité.

« Compleo nous a permis de gagner beaucoup de temps et d’améliorer la fiabilité de nos processus. » Emeric Guillermain, Directeur Supply Chain et Systèmes d’Information

Le confort de travail des équipes s’est nettement amélioré, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Cette transformation numérique a également permis à l’entreprise de gérer une augmentation des commandes sans accroître ses effectifs.

Une collaboration efficace avec les équipes Symtrax

Le déploiement des solutions Compleo Hybrid a été rapide et efficace, réalisé en quelques semaines grâce à l’efficacité des équipes Symtrax.

Les compétences techniques et la disponibilité des consultants ont été des atouts majeurs pour la réussite de cette transformation numérique.

« Je suis vraiment très satisfait du service client qui a été réactif et compétent. » souligne Emeric Guillermain.

Futur et perspectives : dématérialisation des factures fournisseurs

MPH1865 souhaite continuer de travailler avec les équipes Symtrax sur de nouveaux projets, notamment la dématérialisation des factures fournisseurs d’ici 2025. Cette initiative vise à automatiser l’enregistrement des factures dans l’ERP, associant les factures aux bons de commande et aux réceptions correspondantes, ce qui devrait encore accroître la fiabilité et l’efficacité des processus de l’entreprise.

A suivre…