Problématique
Société spécialisée dans le pressage de CD/DVD et la conception de packagings, MPO souhaitait mettre en place une gestion optimisée et plus rentable (en termes de volumétrie, de coût papier, d’affranchissement) des flux papiers et de documents clés tels que ses factures, bons de livraisons et confirmations de commande. MPO voulait notamment que chaque facture en sortie de son ERP JDE OneWorld soit renommée et envoyée par e-mail avec une signature électronique. En outre, il était indispensable à la bonne distribution de ses factures via e-mail de pouvoir ajouter des variables à ses documents.
L’archivage constituait une autre problématique essentielle. En effet, il fallait pouvoir archiver les factures originales au format PDF de manière automatisée pour qu’ensuite le service crédit - recouvrement puisse faire des recherches sur les documents indexés.
Solution
Afin de répondre à ces problématiques importantes dans son processus de développement, MPO a eu recours à une étude de ses besoins. Elle a ainsi sélectionné la solution logicielle Compleo, avec les modules Compleo MapForm, Archivor et Supervisor. L’entreprise a particulièrement apprécié son contact avec le support Symtrax. Dans le but de vérifier le bon fonctionnement de la solution, celui-ci a en effet réalisé des tests sur le serveur JD Edwards de MPO, avec les données de cette dernière.
« Une semaine de test et une pré-version du traitement final créée et testée par les consultants Symtrax à partir des données de MPO ont permis de vérifier les contraintes techniques ainsi que la facilité de prise en main et l’intuitivité de l’outil ». Les problèmes techniques rencontrés ont été efficacement et professionnellement résolus par le support car « pour répondre aux problématiques énoncées par MPO, le support Symtrax a effectué des paramétrages spécifiques sur la solution Compleo ».
Grâce à Compleo, il a été aisé d’ajouter une signature électronique aux documents sortant de l’ERP, et de fusionner les conditions générales de ventes au verso des factures de la société. De plus, il a été possible de relier le code client à une adresse email, qui elle ne figurait pas dans les spools mais provenait d’une base de données Oracle, et ainsi de dématérialiser l’envoi des factures pour les clients qui le souhaitaient.
Bénéfices pour l’entreprise
Suite à la mise en place de la solution Compleo, le service recouvrement de MPO a proposé à ses clients de passer à la facturation électronique. La société a été agréablement surprise par le nombre important de réponses positives et par le fait que « les clients soient ouverts à la facturation électronique ». En évitant ainsi l’affranchissement et l’acheminement par La Poste de 30 à 40% de ses quelque 4000 factures par mois, MPO a bénéficié d’un gain financier substantiel. Attentif à son impact sur l’environnement, le groupe profite de cette solution pour diminuer les émissions de papiers qui sont fortement nuisibles pour l’environnement.
Le gain de temps dans le traitement des documents et des sorties d’ERP est aussi significatif car la recherche de celles-ci est facilitée par l’archivage électronique des factures et autres documents de gestion avec Compleo Archivor, notamment grâce à la gestion d’opérateurs pour les recherches numériques. Par exemple, MPO “peut enfin rechercher des factures avec des critères sur les montants”.
A propos du Groupe MPO
Spécialiste des solutions intégrées destinées aux acteurs des marchés des biens culturels et de l’IT/ Hi Tech, MPO propose des services de fabrication de médias, de packagings et d’impression, d’assemblage et de logistique de distribution ainsi que de distribution numérique. En Europe et en Asie, 1300 personnes œuvrent au service des besoins de ses clients et MPO est, depuis cinq décennies, un gestionnaire de projets industriels complexes.