Anthony Willekens
Responsable applicatif
L’objectif de Power Connect était de professionnaliser ses processus et d’optimiser son efficacité opérationnelle en remplaçant ses tâches manuelles chronophages par des processus entièrement automatisés, notamment grâce à la mise en place d’une solution de signature électronique.
Le contexte et les besoins initiaux
Le contexte initial de l’entreprise était caractérisé par l’utilisation de documents principalement manuscrits, envoyés par e-mail sous forme de fichiers PDF. Dans ce cadre, trois flux de documents nécessitaient une automatisation au sein de l’entreprise : les ouvertures de compte, les devis et les bons de livraison.
Dans le cas des ouvertures de compte, l’entreprise envoyait un fichier PDF demandant au client de le compléter et de fournir des pièces justificatives. Cependant, ces documents étaient souvent mal renseignés ou incomplets, entraînant des retards dans l’ouverture des comptes et des échanges de mails supplémentaires.
Pour les devis et les bons de livraison, le processus était similaire : ils étaient remplis et signés manuellement par les gestionnaires de comptes, puis le cachet de l’entreprise était apposé. Ensuite, le document était scanné et envoyé au client sous format PDF. Ce dernier devait l’imprimer, le signer à la main, puis le renvoyer par mail. Ces processus manuels, en plus d’être chronophages, généraient des pertes de temps.
Mise en place de la signature électronique – le choix de la solution Compleo WebSign
Pour remédier à ces inefficacités opérationnelles, POwR Connect a cherché à mettre en place une solution de signature électronique en mode SaaS pour automatiser ses processus et offrir une expérience plus fluide à ses clients et gestionnaires.
L’entreprise s’est alors tournée vers la solution de signature électronique de Symtrax, Compleo Websign, intégrée avec le logiciel CRM (SOEMAN) et le système ERP de l’entreprise (SAP Business One). L’intégration de Compleo WebSign avec les systèmes existants était importante dans le choix de la solution.
L’entreprise cherchait une solution qui s’intégrait avec les logiciels aujourd’hui utilisés par les utilisateurs de POwR Connect. C’était non seulement un enjeu, mais une condition sine qua non quant au choix de la solution.
“L’objectif était de garantir que nos utilisateurs puissent continuer à utiliser leurs logiciels sans changer leur manière habituelle de faire. » Anthony Willekens, responsable applicatif chez POwR Connect
Les défis à relever
La mise en place de la solution Compleo WebSign a été déployée pour répondre à plusieurs besoins spécifiques de l’entreprise. Tout d’abord, la solution a permis d’optimiser les processus de vente et d’ouverture de comptes, le tout avec une mise en œuvre rapide. La volonté de se professionnaliser, de proposer une assistance aux clients pour faciliter la complétion des documents, ainsi qu’une aide à la conversion pour les gestionnaires de comptes afin de rendre le processus plus efficace constituaient également des défis majeurs.
Grâce à la solution Compleo WebSign, l’entreprise est assurée de recevoir des documents complets, ce qui représente un gain de temps significatif.
De plus, l’automatisation de la saisie d’informations, rendue possible par la solution Compleo WebSign intégrée avec l’ERP et le CRM, a représenté un avantage considérable pour la société. La plateforme Compleo WebSign peut alors récupérer les informations déjà saisies dans le CRM, évitant ainsi aux utilisateurs de devoir ressaisir les données et automatisant un maximum de tâches sans réelle valeur ajoutée.
Intégration et synchronisation : une solution de signature électronique sur-mesure
Désormais, pour les devis et bons de livraison, un simple clic dans l’ERP SAP Business One génère un lien URL automatiquement intégré au document PDF. Ce PDF est ensuite envoyé au gestionnaire, qui peut transmettre le lien au client pour signature. Une fois signé avec Compleo WebSign, le gestionnaire est notifié par email et le document est automatiquement joint à SAP B1. Une commande en brouillon est alors créée, sans que le gestionnaire ait besoin de convertir manuellement le devis en commande.
Pour les ouvertures de comptes, le CRM génère un fichier CSV avec les informations du client. Ce fichier est envoyé à Compleo WebSign, qui transmet automatiquement un email au client avec deux liens : un pour compléter et signer le document d’ouverture de compte prérempli avec ses informations et un pour joindre ses pièces justificatives (RIB, Kbis). Une fois le document signé, le dossier passe en attente de traitement dans le CRM pour validation par les gestionnaires de comptes.
Compleo WebSign présente également de nombreuses fonctionnalités avancées telles que la personnalisation des workflows, la double authentification, la traçabilité de toutes les actions effectuées avec la création d’un fichier de preuve etc.
Des bénéfices considérables
Les bénéfices observés à la suite de la mise en œuvre de Compleo WebSign chez POwR Connect sont multiples :
- Un gain de temps : les commerciaux peuvent désormais convertir rapidement les devis sans recourir à des outils annexes ou des échanges supplémentaires, réduisant significativement les délais entre la génération des documents et leur signature par les clients.
« Le gain de temps est phénoménal. En 5 à 10 minutes, le devis est signé, contre plusieurs jours auparavant avec l’édition, l’envoi par email, l’impression, la signature manuelle, et le scan. » Anthony Willekens
- Une sécurité accrue : la signature électronique offre un aspect professionnel et sécurisant pour les clients ainsi que pour l’entreprise, en fournissant une preuve d’engagement. Elle sécurise les processus d’ouverture de compte, de devis et de validation des bons de livraison, renforçant ainsi la confiance des parties prenantes.
- Une modernisation des pratiques : la signature électronique permet de moderniser les processus, sans nécessiter de changement d’habitudes pour les utilisateurs.
Bien que la quantification exacte de ces bénéfices ne soit pas encore établie, il est clair que l’automatisation des flux a considérablement accéléré les processus, réduisant les délais de traitement des documents et améliorant l’efficacité globale de l’entreprise. De plus, l’adoption progressive de la solution par les commerciaux laisse présager un impact positif sur le taux de conversion à moyen terme, avec des retours positifs constatés dans les premières utilisations.
Pourquoi Symtrax ?
Lors de ce projet, les équipes Symtrax ont su se démarquer par leur réactivité, leur disponibilité et leur flexibilité. Leur capacité à répondre rapidement et efficacement aux questions et à fournir un soutien constant a renforcé la confiance du groupe pour les accompagner tout au long du processus.
« Les équipes Symtrax ont toujours été disponibles, réactives dans les échanges, et elles ont proposé une solution rapide qui s’adapte parfaitement à nos workflows existants. On cherchait aussi une structure à taille humaine qui nous correspond et Symtrax cochait toutes les cases. » Anthony Willekens
A propos de POwR Connect
POwR Connect est une division de POwR Group, leader français avec plus de 15 ans d’expérience spécialisé dans la distribution et le stockage de matériels photovoltaïques.
