Challenges
L’ERP utilisé par SACVL propose une suite bureautique permettant à chaque entreprise de personnaliser les documents édités mensuellement. Toutefois, la solution manquait de flexibilité, il était donc nécessaire de retraiter les documents afin de les éditer au format voulu.
Compleo étant largement utilisée dans le domaine des logements sociaux, Hervé Domange, Directeur des systèmes d’information et du contrôle de gestion, a naturellement entendu parler de cette solution et s’est directement adressé à Symtrax.
Après un premier jeu de tests convaincant, mis en place à partir d’exemples existants, Hervé Domange a eu la confirmation que Compleo répondait à ses besoins et pouvait permettre par la suite de remplir de nouveaux besoins tels que l’archivage de documents et l’extraction de données issues de l’ERP. Tout ceci dans un environnement intuitif et convivial. Les principaux documents concernés étaient
les avis d’échéance et les lettres chèques.
Solution
Compleo propose un éventail de fonctionnalités permettant de gérer l’ensemble des éditions issues de l’ERP. “Durant la phase d’apprentissage et de mise au point, l’équipe technique a été très disponible et compétente, nous avons toujours eu la réponse à nos questions en 10 minutes”, précise Hervé Domange.
Le module Compleo MapForm permet de retraiter les spools issus de l’ERP installé sur AS/400. Les données sont utilisées, modifiées, les documents enrichis suivant le cahier des charges validé par le comité de direction. Selon Hervé Domange, “La plupart de nos collaborateurs utilisent Compleo sans le savoir, car les impressions sont entièrement automatisées grâce à MapForm.” Ensuite, Compleo Supervisor automatise l’ensemble du processus et permet la planification des tâches suivant les différents documents.
Bénéfices pour l’entreprise
Les documents édités mensuellement sont automatiquement imprimés la nuit, avec une gestion du papier des bacs d’imprimantes personnalisée en fonction du document. Désormais, aucune action humaine n’est nécessaire : seules les modifications nécessitent l’intervention d’un utilisateur, en toute transparence pour les postes utilisateurs. Il est aussi possible à tout utilisateur de l’ERP d’imprimer à la demande un nouvel exemplaire du document à partir de leur interface habituelle.
La lisibilité des documents étant améliorée, les clients finaux retrouvent les informations plus rapidement. L’image de la société est modernisée par rapport aux précédents documents édités. De plus, les documents peuvent être personnalisés en fonction de la date et du client final. Enfin, Compleo permet d’éviter l’utilisation de papier pré-imprimé coûteux et nécessitant une gestion des stocks et des modifications complexe.
Pour Hervé Domange, “Compleo est l’outil le plus convivial et le plus complet pour effectuer automatiquement des “remapages” de spools iSeries”.
A propros de SACVL (Société Anonyme de Construction de la Ville de Lyon)
SACVL aménage, construit et gère son patrimoine, principalement dans Lyon intra-muros. La diversification de ses produits immobiliers a pour objectif de favoriser la mixité fonctionnelle et sociale. En chiffres : 200 collaborateurs, 47 M€ CA 2007, 8500 logements, 34.5% conventionnés, 120 000 m² de bureaux, commerces, équipements et 3500 garages.