Bien qu’étant fournisseur de solutions de gestion documentaire, certains de nos processus internes étaient plutôt lourds. Comprenez bien, nous utilisions déjà Compleo pour la gestion des dépenses, la validation des factures et des demandes de congés. Nous utilisons également StarQuery avec notre CRM Microsoft Dynamics 2015 afin de produire nos tableaux de bord des ventes et des prévisions de revenus.
Cependant, nous avions toujours un défi à relever quand il s’agissait de générer des offres commerciales. Elles étaient copiées/collées depuis Dynamics dans Excel, converties en PDF, un contenu personnalisé était créé dans Word ou PowerPoint, là encore converti en PDF, un email contenant tous ces documents en pièce jointe était rédigé puis enfin envoyé. Il y avait ainsi de nombreuses possibilités d'erreur et aucun moyen de dire si l’email –chargé avec des pièces jointes dans le CRM – était parvenu à notre client. Finalement quand un devis était validé, un bon de commande était généré en Word et envoyé en PDF. Notre client devait l’imprimer, le signer, le scanner et nous le retourner.
La recherche d’une solution d’établissement des devis
Notre nouveau directeur commercial venait d’une entreprise qui avait intégré une gamme d’applications tierces qui, mises ensemble, avaient rationalisé ce processus. Chacune de ces applications était onéreuse et exigeait des consultants externes pour les mettre en œuvre. Tout fonctionnait mais c’était une accumulation de solutions de différents fournisseurs : si quelque chose tombait en panne, il était difficile de savoir qui contacter. Nous avons commencé à faire des recherches sur ces solutions mais nous avons rapidement découvert que Compleo pouvait le faire de manière plus simple.
Mise en œuvre avec le CRM Microsoft Dynamics
Comme Compleo était déjà compatible avec notre CRM, nous avons trouvé la solution facile à installer et paramétrer. Maintenant, nos commerciaux sont capables de faire des devis beaucoup plus rapidement et d’ajouter des contenus riches et personnalisés dans le même document. La seule chose qu’ils ont à faire est d’appuyer sur le bouton de création de devis et tout est automatisé de la création du formulaire jusqu’à sa distribution !
Nous utilisons les modules suivants de Compleo dans le but de rationaliser de bout en bout l’établissement de nos devis:
- Compleo Designer : pour importer le devis du CRM au format XML, générant ainsi un devis en PDF enrichi et mis en forme.
- Compleo Supervisor : pour automatiser tout le processus afin qu’aucune action de l’utilisateur ne soit nécessaire pour produire un devis.
- Compleo Reviewer : pour envoyer le devis PDF dans un circuit de validation. Il est envoyé par email au prospect après avoir été validé.
- Compleo Archivor : pour archiver le devis approuvé et envoyé au prospect via un lien url de publication externe, ce qui permet également de conserver l’historique du document en montrant qui a vu et reçu le devis.
Transformation et amélioration du processus
La solution a complètement révolutionné nos processus. Nous sommes capables d’utiliser notre CRM pour créer des devis au lieu de le faire manuellement dans un format non-standard. Cela nous a permis d’automatiser l’envoi direct aux prospects d’un document au format professionnel ainsi que de suivre la réception de l’offre : plus besoin de se demander « l’ont-ils bien reçu ? »
Un workflow externe de documents a été créé pour faciliter l’approbation par le management. Cela donne maintenant la possibilité d’avoir un deuxième niveau d’approbation pour les offres spéciales, avec une date de validation indiquée directement sur la proposition. Notre équipe commerciale est très satisfaite du résultat. Nous préparons déjà la prochaine étape, qui est de permettre à nos clients de valider électroniquement notre Contrat de licence logicielle, fermant complètement la boucle.
Autonomie et sécurité
Compleo est idéal pour simplifier et automatiser les processus documentaires. Le logiciel a la capacité de suivre les activités de lecture/réception ; nos ingénieurs commerciaux savent ainsi quand un devis a été vu et combien de fois il a été ouvert via le lien de publication envoyé (GUID). Il est envoyé en toute sécurité et l'autorisation, la traçabilité et la gouvernance des documents sont incorporées au processus.
Nos employés ont maintenant un contrôle complet de l’accès au devis, qui peut être remplacé ou désactivé à la demande, ainsi qu’automatiquement rendu inactif lorsque la date de validité est dépassée. Nous avons une totale confiance en Compleo pour améliorer la gestion documentaire de n’importe quel processus de l’entreprise. Compleo a grandement amélioré notre processus d’offre, et il montre à nos clients notre capacité à utiliser nos solutions pour plus de professionnalisme.