Urbanis automatise sa comptabilité fournisseurs à l’ère de l’Intelligence Artificielle avec Compleo Invoice Platform

Urbanis, entreprise composée d’une quinzaine d’agences et d’une trentaine de bureaux regroupant plus de 500 salariés, avait pour défi majeur de centraliser la gestion de ses factures fournisseurs. Les objectifs étaient d’optimiser les coûts, d’améliorer le suivi des engagements de dépenses, et de renforcer la sécurité des données face aux défis croissants de cybersécurité.

Centralisation des données et migration ERP

Dans un premier temps, Urbanis a entrepris une transformation majeure avec la décision stratégique de migrer vers le nouvel ERP AKUITEO. L’objectif de cette initiative était d’accompagner la croissance et le développement de l’activité en France, ce qui a entraîné une réévaluation de l’organisation et des applications informatiques actuelles.

Cette initiative a été motivée par la volonté de centraliser toutes les données provenant des différentes agences de la société. La nécessité de traiter rapidement un volume important de factures fournisseurs a été un facteur déterminant, incitant l’entreprise à abandonner son système décentralisé au profit de ce nouvel ERP effectif depuis le 1er janvier 2024.

Les défis à relever :

Automatisation de la réception et du traitement des factures fournisseurs – Le choix de Compleo Invoice Platform

Parallèlement à ce changement, Urbanis souhaitait disposer d’une solution qui assure la réception, la vérification et l’intégration de toutes les factures fournisseurs, quel que soit l’agence ou le service concerné. C’est ainsi que la société a choisi la solution de Symtrax, Compleo Invoice Platform (CIP) qui permet de centraliser, de traiter et de stocker les factures de manière électronique, facilitant leur gestion, leur suivi et leur intégration dans l’ERP AKUITEO.  La solution offre également des fonctionnalités de collecte des données de facturation grâce à l’Intelligence Artificielle, la validation des factures, le rapprochement avec différents projets en cours de réalisation ainsi que le suivi des paiements (vérification des IBAN etc.)

De plus, le fonctionnement bidirectionnel de Compleo Invoice Platform permet de vérifier la concordance des informations avec celles de l’ERP. Si des incohérences sont détectées entre la facture reçue et les informations fournisseurs présentes dans l’ERP, le logiciel signalera ces erreurs. Ainsi, CIP n’a pas pour vocation de remplacer le comptable, mais agit plutôt comme un véritable outil d’aide à la décision, nécessitant l’intervention manuelle du comptable pour s’assurer de l’exactitude des données traitées et ensuite demander le « bon à payer ».

La solution CIP s’intègre directement à l’ERP AKUITEO via des API, assurant une communication fluide entre les deux systèmes, avec la création de pièces de gestion et un archivage sécurisé grâce à un coffre-fort électronique.

Suivi des engagements de dépenses

En choisissant CIP, Urbanis visait également à instaurer un contrôle renforcé sur ses engagements de dépenses. Le suivi était complexe, comptabilisant jusqu’à une quarantaine de personnes impliquées dans le traitement des factures entrantes. La plateforme CIP a alors simplifié le processus, permettant à l’entreprise de suivre les engagements de dépenses en temps réel effectuées par les différentes agences et sociétés du groupe. CIP a pu en effet rapprocher les commandes des agences avec les factures reçues au siège, offrant une visibilité accrue sur les engagements de dépenses et permettant de suivre le cycle de vie des factures. Cela a permis un gain significatif en termes d’efficacité et de rapidité dans le traitement des factures fournisseurs.

« En faisant le choix de la solution Compleo Invoice Platform, ce changement a représenté un avantage considérable, car il a permis de rationaliser le travail d’une quarantaine de personnes qui traitaient auparavant les factures entrantes des fournisseurs. Ces gains se sont avérés significatifs, tant en termes d’efficacité que de simplification des opérations. »  Sebastien Garcia, DSI chez Urbanis

Transition vers la facture électronique

Le troisième défi auquel Urbanis a été confronté était de se préparer à la généralisation de la facture électronique tout en assurant la sécurité des flux de factures, particulièrement face aux risques croissants de cyberattaques et d’usurpations d’identité. La solution CIP a permis à Urbanis de s’assurer de communiquer avec les bons fournisseurs en vérifiant leur enregistrement dans l’ERP. L’outil a également restreint l’administration aux seules personnes autorisées du service financier, renforçant ainsi la sécurité contre toute tentative d’usurpation d’identité ou de fraude.

Le projet Urbanis :

Phase de préparation = novembre 2023

Phase pilote = décembre 2023

Phase UAT (tests de validation utilisateurs) = janvier 2024

Phase de production = 19 janvier 2024

Phase de suivi = janvier – mars 2024.

Pendant cette phase, les équipes Symtrax et Urbanis surveillent attentivement le système pour garantir son bon fonctionnement et sa conformité aux attentes des utilisateurs ainsi qu’au niveau de performance requis.

Résultats constatés 

Grâce à la solution Compleo Invoice Platform, Urbanis a relevé avec succès les défis liés à la gestion des factures fournisseurs, améliorant l’efficacité opérationnelle, renforçant la sécurité des transactions et garantissant sa mise en conformité face à la réforme de la facturation électronique.

 « Grâce à CIP, le temps de traitement des factures a été divisé par 3. » Sebastien Garcia, DSI chez Urbanis

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